Отчет о заработной плате является документом, который удостоверяет размеры заработка работника. Узнайте, как оформить отчет и какие требования к нему существуют. Содержит важную информацию для трудящихся и предпринимателей.
Справка о заработной плате является очень важным документом, который работник предоставляет своему работодателю. Этот документ содержит информацию о размере заработной платы, а также о начисленных и удержанных суммах, и других дополнительных выплатах. Для оформления этой справки необходимо соблюдать определенные требования, которые устанавливаются трудовым законодательством.
Что должно быть в справке? Требования к оформлению
Справка составляется и выдается органами социальной защиты в соответствии с их требованиями. Обычно в этой справке должны быть указаны следующие реквизиты:
- Основные реквизиты работодателя: название организации или фамилия, имя и отчество индивидуального предпринимателя, ОГРН, ИНН, КПП для юридического лица, адрес и телефон.
- Реквизиты справки: дата и номер регистрации.
- Для кого выдана справка: фамилия, имя и отчество работника, а также его должность.
- Период, за который представлена справка.
- Размер ежемесячного заработка лица.
Справку необходимо подписать руководителем и главным бухгалтером компании.
Одна из целей справки о заработной плате может заключаться в получении субсидии на оплату жилья. В таком случае она должна содержать информацию за 6 месяцев, а не за 3 месяца, как обычно.
Специальные требования
Некоторые органы социальной защиты требуют предоставить информацию о размере дохода сотрудника в виде таблицы. Примерный вид таблицы может выглядеть следующим образом:
| Месяц | Общая сумма выплат, руб. | Удержано, руб. | Выдано на руки, руб. |
|---|---|---|---|
| Октябрь | 10 000 | 1 300 | 8 700 |
| Ноябрь | 10 000 | 1 300 | 8 700 |
| Декабрь | 10 000 | 1 300 | 8 700 |
| Итого | 30 000 | 3 900 | 2 6100 |
Чтобы избежать лишних забот и переизданий справки, рекомендуется заранее узнать, в каком формате требуется представить информацию.
Примеры справок
Вот несколько примеров справок о доходах за 3 месяца для органов социальной защиты:
- Пример 1:
Справка о заработной плате за период с января по март 2021 года
ООО «Фирма»
ОГРН 1234567890
ИНН 9876543210
Адрес: г. Москва, ул. Ленина, д. 1
Телефон: +7 123 456 78 90
Справка № 001 от 01.04.2021 г.
Кому выдана: Иванов Иван Иванович, должность: главный бухгалтер
Размер среднемесячного заработка: 50 000 руб.
Подписи:
Руководитель: (подпись) Иванов И.И. (расшифровка ФИО) Иванов Иван Иванович
Главный бухгалтер: (подпись) Петров П.П. (расшифровка ФИО) Петров Петр Петрович
Справка о заработной плате за период с апреля по июнь 2021 года
Физическое лицо Петрович Иванов Олег
Индивидуальный предприниматель 987654321098765 Российский Идентификационный Номер 123456789012345
ИНН 987654321098765
Местонахождение: Великая-плавинская Санкт-Петербург, улица Пушкина, дом 2
Телефон: +7 987 654 32 10
Справка по виду № 002 от 01.07.2021 г.
Кому предоставлена: Сергеевна Петрова Ольга, должность: менеджер
Размер заработной платы за один месяц составляет 40 000 руб.
Подписи:
Руководитель: (подпись) Иванов О.П. (расшифровка ФИО) Иванов Олег Петрович
Главный бухгалтер: (подпись) Смирнова Е.И. (расшифровка ФИО) Смирнова Екатерина Ивановна
Кто выдает справку о заработной плате
Для того чтобы получить информацию о размере заработной платы, сотруднику необходимо обратиться к руководству компании с письменным запросом. В соответствии с законодательством, руководство не может отказать в предоставлении данного документа. После подачи запроса, сотрудник должен получить требуемую информацию в течение трех дней.
Сроки действия информации о заработной плате
Сроки действия информации о заработной плате могут различаться в зависимости от организации, которой ее необходимо предоставить. Обычно этот срок не превышает одного месяца.
Требования к оформлению информации о заработной плате
При оформлении информации о заработной плате следует учесть следующие требования:
- Информация должна быть предоставлена на фирменном бланке организации;
- Необходимо указать фамилию, имя и отчество сотрудника;
- Работник может запросить справку о больничных, отпусках и других дополнительных выплатах;
- Необходимо указать, за какой период выдана справка о заработной плате;
- Справку должен подписать руководитель компании и поставить печать.
Таким образом, сотруднику выдается справка о заработной плате по его запросу. Для получения справки необходимо обратиться к руководству компании и написать заявление. Справка должна быть составлена на официальном бланке фирмы и содержать необходимую информацию о заработной плате. Срок действия справки может быть разным, но обычно не превышает одного месяца.
Отмечаем факт выдачи справки
- Дата, когда была выдана справка
- Описание информации, указанной в справке (например, о заработной плате, стаже работы и т.д.)
- Название органа, в котором будет использоваться справка
- ФИО и подпись работника, который получил справку
Справки могут быть запрошены как нынешними сотрудниками, так и бывшими сотрудниками организации. Правила и сроки предоставления справок для обоих категорий одинаковы. Кадровая служба обязана выдавать сотрудникам запрошенные справки по их заявлению.
Создание образцов заявлений
Рекомендуется указывать в заявлении, какие именно сведения сотрудникам необходимы, чтобы предоставлять справки более оперативно. Такой подход упростит процесс работы и поможет избежать дополнительных вопросов. Необходимо также подготовить образцы типовых заявлений на выдачу справок, чтобы сотрудникам было проще составить заявление, а сотрудникам кадровой службы — выдать требуемую справку.
Сроки предоставления справок
Важно учесть, что справки должны быть предоставлены в установленные сроки. Трудовое законодательство предусматривает два срока предоставления справок:
- В день увольнения
- Не позднее трех рабочих дней с момента подачи заявления работником
Это означает, что сотруднику должна быть предоставлена запрошенная справка в указанные сроки.
Фиксация справок в журнале регистрации
Вы можете скачать и использовать образец справки о среднем заработке для определения размера пособия по безработице или стипендии в качестве основы для заполнения собственной справки.
Важно отметить, что справка о доходах и суммах налога физического лица теперь заменяет привычную форму 2-НДФЛ для работников. Правила ее составления и примерная форма описаны в данной статье.
Справки о заработной плате
Во-первых, такая справка может быть необходима работнику для предъявления в банк, в частности, для получения кредита. Как правило, банки с удовольствием принимают справки, составленные по форме 2-НДФЛ, или предлагают заполнить справку по форме банка.
Во-вторых, в день увольнения работодатель обязан предоставить сотруднику справку для начисления пособий по временной нетрудоспособности будущим работодателем. В данной справке содержится информация о сумме заработка за два предшествующих календарных года и текущий календарный год, на которую были начислены страховые взносы, в соответствии с пунктом 3 пункта 2 статьи 4.1 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством»:
- о размере заработка за два календарных года, предшествующих году прекращения работы службы, иной деятельности, и текущий календарный год, на который были уплачены страховые взносы;
- о числе дней в календарном периоде, приходящихся на временную нетрудоспособность, отпуск по беременности и родам, отпуск по уходу за ребенком и освобождение от работы с сохранением зарплаты, если на этот период не начислялись страховые взносы в ФСС.
Запрос
Прошу выдать мне информацию о размере моей заработной платы, других выплатах и вознаграждениях, на которые удерживались страховые взносы на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством за периоды 2016, 2017 и 2018 годов, а также о количестве дней, когда я был временно нетрудоспособным и пребывал в отпуске по беременности и родам, отпуске по уходу за ребенком, освобожден от работы с обеспечением сохранения части заработной платы в случае, если в этот период страховые взносы в ФСС не начислялись.
Совет практиков: для помощи кадровым службам и бухгалтерии в написании заявлений полезно иметь коллекцию образцов заявлений, которые часто представляют сотрудники.
В третьих, в соответствии с пунктом 3 статьи 230 Налогового кодекса Российской Федерации предусмотрено, что если работник обратится с заявлением, то работодатель обязан предоставить справку о доходах и удержанных налогах по форме 2-НДФЛ. В настоящее время практикуется выдача данной справки при увольнении каждому работнику, даже если он не подавал заявление.
В четвертых, когда сотрудник увольняется и принимает решение обратиться в биржу труда, ему необходимо предоставить справку о среднем заработке за последние три месяца на последнем месте работы в соответствии со статьей 3.2 пункта 3 Закона РФ от 19.04.1991 № 1032-1 «О занятости населения в Российской Федерации». Форму для этой справки рекомендует Письмо Минтруда РФ от 15.08.2016 № 16-5/В-421. Кроме того, справка может быть составлена в произвольной форме, при условии, что она содержит реквизиты организации и информацию о среднем заработке сотрудника за указанный период. Приведем пример заполнения рекомендуемой формы справки ниже.
Справка о среднем заработке
| Показатель | Значение |
|---|---|
| Наименование организации | {Название организации} |
| ИНН организации | {ИНН организации} |
| Средняя заработная плата |
Кроме того, рабочему может понадобиться справка о заработной плате для предоставления в другие организации и учреждения, например, в управление социальной защиты населения для получения пособий или субсидий, в детские образовательные учреждения для получения льгот и т.д. Формы этих справок также не утверждены. Они могут иметь произвольный вид или заполняться в соответствии с формой 2-НДФЛ.
Справка о стаже и персонифицированном учете
Информация, предоставляемая работодателем
- Справка в форме СЗВ-стаж, которая утверждена Постановлением Правления ПФ РФ, содержит данные о стаже работы и его характеристиках.
- Справка в форме СЗВ-М, которая утверждается Постановлением Правления ПФ РФ, содержит информацию о доходах и начисленных страховых взносах на застрахованное лицо.
- Справки о стаже и персонифицированном учете должны быть переданы сотруднику в день его увольнения или прекращения действия договора гражданско-правового характера. Срок выдачи справок составляет третьи рабочие сутки с даты обращения.
Иные справки
Помимо справок о стаже и персонифицированном учете, могут понадобиться также иные справки для различных целей.
Например, сотруднику, принявшему работу по совместительству с вредными или опасными условиями труда, возможно понадобится справка о характере и условиях работы на основной месте работы. Работодатель, у которого сотрудник основного места работы подал заявление о необходимости такой справки, обязан ее выдать в течение трех дней. Форма такой справки не установлена и она составляется в свободной форме.
Сотрудник также может запросить информацию о подтвержденном графике ежегодных отпусков по основному месту работы для получения отпуска по совместительству. Согласно действующему трудовому законодательству РФ, ежегодные оплачиваемые отпуска для сотрудников, работающих по совместительству, предоставляются одновременно с отпуском по основной деятельности. Независимо от того, отработал ли работник необходимый срок для получения отпуска по основному месту работы, у него есть право на аванс по отпуску по совместительству.
Правонарушение, связанное с составлением отчёта о зарплате
Основные принципы:
- Укажите подробное название компании: в документе обязательно должно быть указано полное наименование организации, где работает сотрудник.
- Детали о работнике: отчет должен содержать ФИО, должность и идентификационный номер сотрудника.
- Среднемесячная заработная плата: в отчете должно быть указано среднемесячное значение заработной платы сотрудника.
- Сумма фактически начисленной и полученной заработной платы: документ должен содержать информацию о сумме зарплаты, начисленной сотруднику, а также о сумме, полученной им в определенный период времени.
- Сумма долга, которую организация должна сотруднику: если организация задолжала сотруднику, сумма должна быть указана в отчете на дату выдачи.
Оформление документа:
Информация о размере заработной платы может быть представлена в виде обычного листа формата А4 или на официальном бланке компании. Возможно как печатное, так и рукописное оформление. Количество копий зависит от требований работника, который обратился за такой информацией.
Подписи и печать:
Документ должен быть подписан главным бухгалтером компании и руководителем. В случае выдачи справки коммерческой организацией печать не является обязательной, так как с 2016 года индивидуальные предприниматели и юридические лица не обязаны использовать печати и штампы. Однако некоторые государственные и кредитные организации могут потребовать наличие оттиска на документе.
Необходимо учесть, что все информационные данные, упомянутые в сведениях о заработной плате, должны являться достоверными, лишенными ошибок и внесенных исправлений. Предоставление неверных данных может привести к наложению штрафов и применению мер в отношении администрации организации.
Подробная инструкция о заполнении отчета о доходах
С позиции выполнения документооборота, простое заполнение отчета должно вызвать определенные трудности, так как у него имеется стандартная структура. В верхней части документа написано полное юридическое название организации с указанием ее юридического статуса (ИП, ООО, ОАО, ЗАО). В дополнение к этому, вносятся реквизиты организации, а также дата заполнения отчета и город, в котором функционирует предприятие. Если используется фирменный бланк, эти подробности необязательно указывать.
Немного ниже посредине строки пишется наименование документа. Затем вносятся данные о работнике, для которого создан отчет:
- Фамилия, имя, отчество
- Информация о паспорте, включая серию, номер, дату выдачи, орган, который выдал паспорт
- На данный момент это лицо является сотрудником организации
- Указывается его текущая должность
- Дата, когда был заключен трудовой договор
Следующая часть справки относится к доходам, полученным сотрудником за определенный период времени. Эту информацию можно представить в виде списка или таблицы, но таблица является более удобным вариантом. В таблице указываются суммы заработной платы за каждый месяц (в рублях, копейки необязательны).
Если указывается «чистый» доход, то дополнительные столбцы не требуются. В противном случае необходимо указать информацию о налоговых и страховых отчислениях во внебюджетные фонды.
Под таблицей следует указать срок действия трудового договора, и если он является бессрочным, то это также следует отметить.
В конце, этот документ должны подписать главный бухгалтер и руководитель организации. Эти документы должны быть заверены правильно и предоставлены работнику бесплатно.
Существует множество ситуаций, когда справка может понадобиться работнику, и, соответственно, форма и содержание справки зависят от органа, в который работник планирует представить ее. Самый распространенный вид справок — это справка о заработной плате.