В данной статье будут описаны правила и предписания, относящиеся к записи наград в трудовую книжку сотрудника, а также особенности и порядок проведения данной процедуры. Вы узнаете, какие документы приходится предоставить для корректной фиксации наград, а также на какие сроки следует ориентироваться и какие правила соблюдать при вручении наград на разных уровнях. Информация, представленная в данной статье, обязательно поможет вам надлежащим образом заполнить трудовую книжку и иметь достоверную информацию о ваших профессиональных успехах и общей деятельности в трудовой сфере.
Фиксация награды в трудовой книжке — это важный документальный доказательство достижений и заслуг работника. Этот документ подтверждает признание его работы, профессионализма и почетного статуса. Однако правильное оформление такой записи требует соблюдения определенных правил и учета некоторых особенностей.
В этой статье мы рассмотрим, какие документы нужно предоставить для оформления записи о награждении, какие сроки следует соблюдать при ее составлении, а также какие особенности могут возникнуть при добавлении записи в трудовую книжку.
Информация о награждении в электронной трудовой книжке
В соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса РФ, в информации о трудовой деятельности, занесенной в трудовую книжку, указывается информация о работнике, месте его работы, трудовой функции, переводах на другую постоянную работу, а также об основаниях и причинах увольнения работника. Если иные сведения о работнике и его трудовой деятельности предусмотрены Трудовым кодексом РФ или другим федеральным законом, то они должны быть включены.
Изменения в Порядок ведения трудовых книжек
Порядок обращения и хранения личных записей о работе
Распоряжение Правительства Российской Федерации от 16.04.2003 года № 225 «О делении занятости» и дополнительные указания о постановке и сохранении личных записей о работе, формирование бланков таких записей и их распределение между работодателями, остаются в силе и их соблюдение проверяется контролирующими органами. Невыполнение этих требований может привести к применению административной ответственности к работодателю.
Необходимо отметить, что Распоряжение Правительства Российской Федерации от 31.12.2020 года № 2467, отменяющее определенные нормативно-правовые акты, которые вступили в силу с 1 января 2021 года, не распространяется на Распоряжение от 16.04.2003 года № 225. Поэтому, данное Распоряжение и соответствующие указания сохраняют свою силу.
Новый вид личной записи о работе
Количество разворотов, предназначенных для отображения сведений о награждении, уменьшилось до одного, чтобы освободить место для более подробной информации о работе. Остальные развороты предназначены для записей о трудовой деятельности работника.
Ниже представлено содержание:
| Было | Стало |
| Сведения о награждении в трудовой книжке | Сведения о награждении на вкладыше |
| Сведения о работе | Сведения о работе на вкладыше |
Таким образом, в новом формате трудовой книжки количество разворотов, посвященных награждению, уменьшилось до одного, чтобы освободить место для более подробной информации о работе. Остальные развороты предназначены для записей о трудовой деятельности работника.
Повестка дня: Порядок выдачи трудовой книжки
Записи в трудовой книжке требуют подтверждения работодателем
В соответствии с пунктом 36 Устава, когда работник увольняется, его записи в трудовой книжке должны быть подтверждены подписью работодателя или ответственного за ведение трудовых книжек, а также печатью работодателя (если она имеется). Это необходимо для подтверждения достоверности внесенных данных и официального подтверждения этих записей.
Отсутствие необходимости подтверждения записей работником
Важно отметить, что пункт 41 правил не требует обязательного подтверждения данных, внесенных работником своей подписью. Это означает, что работник не обязан лично подтверждать записи в своей трудовой книжке. Однако, в некоторых случаях работник также может поставить свою подпись под внесенными данными.
Выдача трудовой книжки при увольнении
В соответствии с Порядком, работодатель должен выдать трудовую книжку работнику в определенные сроки, установленные статьями 34-36. Если работник увольняется, то трудовая книжка должна быть выдана в последний день работы, если в ней есть запись об увольнении.
Выдача трудовой книжки по заявлению
Если работник обратился с заявлением о получении трудовой книжки или запросил ее электронную версию, работодатель обязан выдать трудовую книжку в течение трех рабочих дней после получения заявления.
Важно помнить, что при получении трудовой книжки в связи с увольнением, работник также должен подписать свою личную карточку и книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей. Это дополнительная мера контроля и сохранности документа.
Подтверждение достижений через документацию
- Имея сведения о государственных наградах, почетных званиях и других наградах в своей документации, работник получает подтверждение своих достижений. Это особенно важно при поиске новой работы или внутреннем продвижении в компании.
- В трудовой книжке также отражаются награды, присужденные работнику от компании: благодарности, премии, ценные подарки и грамоты. Таким образом можно показать потенциальным работодателям, что сотрудник ценится в своей профессии и достигает значимых результатов в своей работе.
Защита прав работника
Включение информации о награждении в трудовую книжку также обеспечивает защиту интересов работника и устанавливает его правовой статус в случае возникновения споров с работодателем.
Различие между премией и поощрением
Важно отметить, что премия и поощрение являются разными вещами. В трудовой книжке регистрируются только награды, которые работник получает от имени компании. В то же время, премии, составляющие часть оплаты труда, не учитываются.
Пребывать также разницы между премией, как оплатой труда, и поощрением следует по письму Роструда от 14.02.2022 года № ПГ/01311-6-1.
Соблюдение требований законодательства
Добавление записей о награждении в трудовую книжку также соответствует требованиям законодательства. В соответствии с пунктом 25 Порядка ведения и хранения трудовых книжек, утвержденного приказом Минтруда от 19.05.21 № 320н, следующие сведения о награждении и поощрении за трудовые заслуги должны быть занесены:
- О награждении государственными наградами, включая присвоение государственных почетных званий.
О том, как работодатели награждают своих сотрудников почетными грамотами, нагрудными знаками, значками и дипломами.О других способах поощрения, которые предусмотрены законодательством, коллективными договорами, правилами внутреннего трудового распорядка, уставами и положениями о дисциплине.
Таким образом, записи о награждении в трудовой книжке в соответствии с требованиями законодательства позволяют работнику иметь документальное подтверждение своих достижений, защищают его интересы и создают основу для продвижения по карьерной лестнице.
Способы внесения записей о награждении в трудовую книжку
В трудовой книжке каждого работника необходимо отметить все достижения и награды, полученные в процессе его трудовой деятельности. Согласно правилам хранения и заполнения трудовых книжек, установленным приказом Минтруда от 19.05.21 № 320н, информацию о награждениях следует вносить в определенном порядке. Вот как это делается:
1. Заполнение поля 3
Перед внесением записей о награждениях в раздел «Сведения о награждении» в поле 3 трудовой книжки необходимо указать полное наименование организации и, при наличии, сокращенное наименование.
2. Порядковый номер записи
Затем, в поле 1, следует проставить порядковый номер записи о награждении. Нумерация должна быть последовательной на протяжении всего периода работы сотрудника.
3. Дата награждения
4. Информация о награде и награждающем
Для графы 3 необходимо указать информацию о лице, которое вручило награду работнику, а также о конкретных достижениях, за которые награда была вручена. Важно указать вид награды, которую работник получил, например, награду от государства, благодарственное письмо или диплом.
5. Информация о документе
В графу 4 необходимо записать наименование документа, который был использован для внесения информации о награждении. Важно указать дату и номер этого документа для возможности его проверки и подтверждения.
Рекомендуется вносить информацию о награждении в трудовую книжку в хронологическом порядке, но это не является обязательным требованием. Главное, чтобы все награды и достижения были правильно отражены в трудовой книжке работника.
ПОРЯДОК ХРАНЕНИЯ ТРУДОВЫХ КНИЖЕК
Для регистрации журналов журналов о трудовых книжках и вкладышах работодатель может использовать приходно-расходный журнал или журнал учета передвижения книжек и вкладышей. Однако, в соответствии с порядком, работодатель не обязан использовать эти учетные журналы и может самостоятельно разработать журналы по учету трудовых книжек.
В журнале учета бланков трудовых книжек и вкладышей отображаются все операции, связанные с получением и использованием бланков и вкладышей. При этом каждый бланк должен быть пронумерован, проснурован, подписан руководителем организации и опечатан. Следует отметить, что использование чернильной печати или печати больше не требуется.
При выдаче вкладыша в трудовую книжку делается оттиск с надписью «Выдан вкладыш» и указывается серия и номер вкладыша. Эта запись должна быть сделана на титульном листе трудовой книжки или на титульном листе первого вкладыша.
Важным можно считать тот факт, что количество восьмёрок в трудовой книжке способно меняться, и учёт записей возможно производить с помощью технических средств.
Также существуют определённые действия при ошибочных записях в трудовой книжке в соответствии с Порядком. Если сведения, внесённые в книжку, являются ошибочными, то работодатель обязан сделать соответствующую исправку и оформить её подписью и печатью.
Вновь принятые работники должны быть зарегистрированы в журнале о движении трудовых книжек, а также необходимо указать серию и номер книжки. А при увольнении с работы работник должен вернуть трудовую книжку в этот же день, а работодатель обязан произвести запись об увольнении.
Правила ведения трудовой книжки (Итог)
При ведении трудовой книжки необходимо учитывать некоторые особенности и нововведения. В частности, появилось уточнение относительно удаленной работы, согласно которому информация о занятости дистанционного работника может быть добавлена в трудовую книжку по желанию самого работника. Для этого нужно отправить трудовую книжку в отдел кадров по почте заказным письмом с уведомлением о получении. Также были внесены изменения в отношении использования технических средств, таких как печать штампа, для записи в трудовую книжку.