Эффективное использование деловых писем является важным компонентом поддержания партнерских связей с клиентами, поставщиками и заказчиками. Сочетание грамотного содержания, правильного форматирования и соблюдения деловой этики в письмах способствует не только развитию взаимовыгодных отношений, но и улучшению репутации компании.

Перед тем, как приступить к составлению корпоративного письма, необходимо определить основную цель. Это может быть выражение признательности, приглашение, поздравление или предложение о сотрудничестве. Бизнес-письмо должно ясно и четко отражать основную идею и быть составлено с учетом требований деловой коммуникации.

При оформлении делового письма необходимо соблюдать определенные стандарты и требования.

Присутствие оригинального документа с упоминанием названия компании, местоположения, эмблемы и оттиска печати;
Необходимо обеспечить наличие полей следующим образом: с отступом слева 3 см и с отступом справа 1,5 см.
Важно указать получателя (ФИО, занимаемую должность) в заголовке делового письма.
Согласно правилам документооборота, необходимо указать дату отправки и регистрационный номер письма в верхнем левом углу.
Отправитель (ФИО, должность) ставит свою подпись под деловым письмом.
Как правило, при написании делового письма используется шрифт Times New Roman размером 12 пунктов и одинарный интервал между строками.

Среди ярких примеров деловых писем можно выделить оферту, гарантийное письмо и сопроводительное письмо, которые имеют ряд отличительных особенностей.

Деловое предложение, содержащее подробности договора и являющееся первым шагом к заключению основного договора, является предложением о сотрудничестве.
Задача письма сопровождения заключается в предоставлении дополнительных сведений, информации или фактов, которые могут вызвать интерес у потенциального работодателя или клиента. Эти типы писем могут быть отличным дополнением к резюме, предложению или коммерческому предложению.
Гарантийное письмо относится к группе документов с некоммерческим характером и составляет заявление о том, что будет совершено определенное действие (выплата суммы, принятие на работу или поставка товаров).

Для того чтобы правильно передать информацию адресату, можно использовать образец делового письма, структура которого просто подстраивается под различные виды переписки.

Приветствие и аннотация, включающая адресатов, название и главную задачу;
Основная составляющая данного письма — развернутое изложение его сути и важной информации, которая в нем содержится.
В конце письма необходимо указать полное имя, должность и, если подходит, выразить пожелания.

Образцы деловых писем

Примеры писем выражения благодарности:

Письмо благодарности — это официальное письмо, в котором выражается признательность по какому-либо поводу, такому как выполнение профессиональной работы, предоставление качественных услуг и других. Письмо благодарности может быть отправлено как организации в целом, так и отдельному лицу. Оно может иметь форму ответного письма на ранее полученное поздравительное письмо, пригласительное письмо или быть созданным по инициативе автора.

Вот несколько примеров гарантийных писем:

Как вести деловую переписку — советы предпринимателям

Часто письма в деловой переписке заменяют встречи и совещания, что значительно экономит время. Однако, на то, каким образом письмо написано, также влияет отношение сотрудников, коллег и партнеров к получателю. Чтобы не вызывать раздражение, сохранять свою репутацию и придерживаться правил этикета, важно изучить основные нормы деловой переписки. Дополнительную информацию об этих правилах можно найти в представленной статье.

Виды деловых писем

У каждой обстановки имеются различные варианты коммерческой переписки. Например, для отклика на работу применяется приложительное письмо, в то время как для выражения недовольства используется письменная жалоба.

Разнообразие форм деловой корреспонденции

письма-заказы
письма-претензии
письма-знакомства
письма, которые обеспечивают надежность и подтверждают соблюдение условий
письма-напоминания
письма сопровождения

Возможно, вы заинтересованы в ознакомлении с образцом гарантийного и сопроводительного письма, который можно скачать и изучить по указанной ссылке.

Общие требования к деловому письму

В коммерческой переписке необходимо соблюдать уважительный стиль общения. При общении с знакомым получателем можно использовать его имя. В случае, когда получатель неизвестен, следует использовать только имя и отчество.

При отправке писем за рубеж, они составляются на языке, который понимает получатель, либо на английском языке.

Если требуется обратиться к определенному индивиду, такому как генеральный директор компании, корректным будет использовать только формы «Вы», «Вас», «Вам» с заглавной буквы. Если в сообщении обращаются к группе людей, к примеру, сотрудникам отдела бухгалтерии, то форма «вы» пишется со строчной буквы.

Технические требования к письмам

В 2016 году был принят особый ГОСТ, известный как ГОСТ Р 7.0.97-2016. Этот стандарт относится к системе стандартов, которые регулируют информацию, библиотечное и издательское дело. Он также содержит требования к организационно-распорядительной документации и оформлению документов. Соблюдение правил, установленных этим ГОСТом, подтверждает юридическую силу официальных писем.

Советуем прочитать: Оформление больничного листа в стационаре

Рекомендуется подобрать подходящую величину шрифта. В соответствии с требованиями ГОСТа для оформления деловой переписки рекомендуется использовать кегль размером 12, 13 или 14. В большинстве случаев чаще всего применяется шрифт размером 12.

Согласно ГОСТу, в текстах таблиц допускается применять шрифты меньшего размера. Например, если основной текст написан шрифтом 12 кеглем, то в таблице можно использовать 11 или 10 шрифт.

Рекомендуется выбирать простой шрифт вместо вычурных или специализированных. Наиболее популярным шрифтом для официальных писем является Times New Roman.

При написании текста письма необходимо учитывать интервал между строками. Вполне допустимо использовать интервал в 1 или 1,5 строки. Однако, более предпочтительным будет выбор интервала в 1,5 строки, так как он обеспечивает более читабельный и приятный для глаз внешний вид.

Структура делового письма

Структура современного делового письма, как правило, определяется 7 компонентами. Ниже приведена таблица, иллюстрирующая каждый из них.

Сведения об отправителе и дату составления корреспонденции	Физическое лицо под названием «Помидоров» регистрировано с 15 июля 2022 года.
Указывая конкретного корреспондента или отдел получателя, пожалуйста, предоставьте нам его адрес.	ООО «Огурцов и Ко» Руководитель фирмы. Место нахождения: г. Москва, ул. Строительная, дом 83, офис 5. Телефон для связи: (958) 687-46-09.
Приветственное обращение начала общения.	Дорогой Александр Алексеевич,
Основной материал состоит из двух секций.	Вначале излагаются мотивы или намерения, затем следуют выводы, обращения или предложения.
Если вам имеются какие-либо приложения, просьба высылать их вместе с письмом.	Вы можете ознакомиться с актуальными ценами в приложенном прайс-листе.
Заключение	«С высоким уровнем уважения и готовностью к эффективному взаимодействию…» «Относимся с глубоким уважением…»
В письмах, отправленных электронной почтой, нет необходимости указывать почтовый адрес отправителя. Однако всегда полезно указывать подпись отправителя с его номером телефона.	Телефон для связи с организацией «Помидоры»: (958) …

Топ-5 советов для делового письма

Вот пять советов, которые могут значительно повысить эффективность делового письма.

Необходимо избегать узкоспециализированной терминологии, поскольку получатель может не быть знаком с ее точным значением и трактовать ее по-своему.

Рекомендуется разделять текст на отдельные абзацы, так как большое полотно текста может испугать читателя и заставить его отказаться от чтения. Деление текста на смысловые блоки позволит создать более удобное для восприятия визуальное представление и поможет читателю лучше усвоить представленную информацию.

Старайтесь не использовать длинные сложносочиненные и сложноподчиненные предложения. Пишите просто и понятно, предпочтительно в краткой форме. Если предложения будут слишком длинными, текст станет трудночитаемым. Чем короче предложение, тем легче усвоить его смысл.

Текст вызывает непонимание.

✅ Воспринимается

Уважаемый участник, приветствуем Вас. Желаем сообщить, что по различным обстоятельствам, детально изложенным в дальнейшем, мы вынуждены отклонить Ваше участие в конференции и отозвать приглашение, переданное Вам. Примите, пожалуйста, наши извинения за возможные неудобства, которые могут быть причинены Вам.

Привет, Сергей! Радостью было бы пригласить вас на нашу конференцию, но, к сожалению, мы вынуждены отказать вам. Мы приносим свои извинения за возможные неудобства.

В официальных письмах и обращениях не рекомендуется использовать креативные заголовки вроде «Как наша продукция увеличила прибыль строительной компании вдвое», эпитеты или восклицательные знаки. Стиль делового письма должен быть консервативным.

Переосмысливая содержание, придаем ему оригинальный характер, используя русский язык.

Действительно, в сущности

Здравствуйте! В общем, этот день вы так ожидали — мы пришли к вам с коммерческим предложением. Суетиться необязательно, давайте обсудим условия и заключим пару договоров.

КОММЕРЧЕСКОЕ ПРЕДЛОЖЕНИЕ от компании «Новый Век» с десятого мая две тысячи двадцать года. Наша компания «Новый Век» предлагает следующие услуги: разработка веб-сайтов, создание логотипов, проведение маркетинговых исследований. Мы предлагаем гибкие сроки выполнения заказов, доступные цены и различные варианты оплаты. Условия доставки обсуждаются индивидуально с каждым клиентом.

Избегайте использования шаблонов и официальных терминов, так как их чрезмерное применение часто вызывает раздражение у получателей.

Мне вызывает дискомфорт	Легко подходит
Здравствуйте!	Приветствую Вас, уважаемый гость, искренне рад приветствовать вас!
Пожалуйста, выполните отправку заказа не позднее 16.00.	Просьба доставить заказ не позднее 16.00 часов.

Частые ошибки в деловых письмах

Важно не смешивать несколько тем в одном письме. Основная цель делового письма — ясно и четко передать свою мысль. Если в тексте сочетаются разные темы, такие как новогодний корпоратив и планы по закупке, получатель может запутаться и не понять, на что следует обратить внимание в первую очередь.

Советуем прочитать: Гарантия на обувь: типы, сроки возврата, важные аспекты

Перед тем, как составить письмо, задайте себе вопрос: «Что именно я хочу передать?». И чтобы сразу же привлечь внимание адресата, лучше начать текст с указания темы: «Уважаемые коллеги, я обращаюсь к вам, чтобы обсудить план работы нашего отдела…». Таким образом, сосредоточившись на основной идее, получатель сразу заметит ее важность.

В наших письмах мы обычно используем офисные программы, которые могут предупреждать об опечатках. Но не стоит полностью полагаться на них, так как они не всегда работают правильно.

Если в организации имеется корректор, то лучше всего обратиться к нему для проверки текста на всякий случай. Если же такой профессионал недоступен, то следует воспользоваться онлайн-сервисами для проверки орфографии, такими как Advego.ru или Text.ru. Эти сервисы работают по одному принципу, а именно выделяют недочеты и предлагают варианты исправлений.

Как проверить своё деловое письмо

Полная информация, которая позволяет осуществить обмен сообщениями в письме, включает в себя информацию о том, кто отправляет сообщение и кому оно адресовано, основное содержание, а также дополнительные данные в виде подписи и контактной информации.
Если в одном письме затрагивается только одна тема, то в случае, если имеется еще одна тема для обсуждения, необходимо написать отдельное письмо.
В данном письме присутствует уважительный стиль общения, и отсутствует применение льстивых выражений.
В письме отсутствует оригинальность, которую могут трактовать как шаблонность и бюрократизм.
В соответствии с требованиями ГОСТа письмо оформлено с использованием обычного шрифта размером 12-14 и интервалом 1,5.
Текст разделен на параграфы. В нем отсутствуют сложные предложения и конструкции.
В данном письме отсутствуют какие-либо ошибки или опечатки.

Деловое письмо

Написание писем в деловом стиле является неотъемлемой частью работы сотрудников бизнеса. Благодаря этим сообщениям они получают возможность эффективно и быстро решать коммерческие вопросы.

Форма и пример
и потоковое вещание видео стало очень популярным.
Загрузка абсолютно бесплатна и доступна всем желающим.
Безопасно

Какие деловые письма бывают

Условно деловые сообщения могут быть разнесены на различные группы в зависимости от их характера и цели.

письмо-запрос;
письмо-просьба;
письмо-напоминание;
Уведомление об изменении банковских данных;
коммерческое письмо с предложением;
письмо об обеспечении прав и интересов;
Уважаемый клиент,Мы рады представить вам наше новое предложение, которое поможет вам улучшить свой бизнес. Мы предлагаем вам возможность разместить рекламу вашей компании в нашем эксклюзивном медиа-партнерстве.Наша команда профессионалов разработает и запустит эффективную рекламную кампанию, которая привлечет больше клиентов к вашему бренду. Мы предлагаем широкий спектр рекламных возможностей, включая телевидение, радио, печатные издания и цифровые платформы.Мы гарантируем вам индивидуальный подход к разработке рекламы, чтобы она соответствовала вашим уникальным потребностям и запросам. Мы уверены, что с нашей помощью ваша компания сможет достичь новых высот в бизнесе.Не упустите возможность увеличить видимость своего бренда и привлечь больше клиентов. Свяжитесь с нами сегодня, чтобы обсудить детали и начать работу над вашей успешной рекламной кампанией.С наилучшими пожеланиями,Команда рекламного агентства
Дорогой друг!Я рад поделиться с тобой этой радостной новостью. В результате нашего упорного труда и совместных усилий нам удалось достичь прекрасного результата. Наш проект, над которым мы так долго работали, был успешно завершен!Я хотел бы отметить твою значительную роль в этом достижении. Твой вклад в наш общий труд и твоя преданность всегда были неоценимы. Ты приносил идеи, внедрял новые концепции и умел оказывать поддержку всей команде. Без тебя этот успех был бы невозможен.Я не могу не выразить свою благодарность тебе за твою целеустремленность и профессионализм. Ты всегда был на высоте и готов был принять любые вызовы. Твоя работа и энтузиазм вдохновляли нас всех и помогали преодолевать препятствия.Теперь, когда мы достигли этой цели, я хочу поздравить тебя от всей души! Ты заслужил все наши успехи и признание. Никто не сможет оспорить твои заслуги и важность твоего вклада.Поздравляю тебя с этим достижением и желаю еще больших успехов в будущем. Тебе остается только двигаться только вперед и продолжать творить чудеса. Уверен, что наша работа еще только начинается и впереди нас ждет еще много великих проектов.Спасибо тебе еще раз, друг, и поздравляю с этим важным достижением!С наилучшими пожеланиями,[Твое имя]
Письмо благодарности;
письмо с содержанием информации;
Письмо, направленное с целью выражения претензии или иного рода заявления.

Одной из составляющих деловой переписки являются ответы на письма, которые, в свою очередь, являются неотъемлемой частью официальной деловой корреспонденции и должны быть написаны в соответствии с определенными правилами.

Кто должен выступать в роли автора письма

Всегда необходимо прикреплять подпись к деловым письмам. Однако само письмо может быть составлено любым сотрудником компании, уполномоченным на это директором или обладающим такой компетенцией. Обычно это руководитель или специалист из соответствующего подразделения, ответственного за данную тематику. Независимо от автора письма, оно всегда должно быть передано на утверждение руководителю, с учетом того, что оно выражает позицию компании.

Советуем прочитать: Депутат ГД Чаплин дал советы, как поднять себе пенсию

Общие правила написания деловых писем

Всякое коммерческое сообщение должно быть направлено исключительно на деловые вопросы, связанные с деятельностью организации. При этом необходимо соблюдать определенные требования, независимо от темы и содержания.

вводные слова, обращение к адресату, формулировка основной мысли и заключительная фраза. Вся эта структура направлена на то, чтобы передать информацию четко и ясно, а также обратить внимание адресата на важность сообщения.

которая присутствует в тексте, не указана. Однако, чтобы сделать текст уникальным и не ссылаться на другие источники, я могу перефразировать его, не прибегая к внешней помощи.
данные отправителя и получателя,
адресуються мне приятными и почтительными словами, такими как «Уважаемый Иван Петрович» или «Уважаемая Елена Григорьевна».

В случае наличия различных дополнительных документов, фото и видео свидетельств, следует указать об этом в основном тексте письма.

Существует возможность оформить письмо на стандартном листе формата А4 или на бланке, предоставленном организацией. Однако второй вариант более предпочтителен, так как не требует ручного ввода реквизитов компании. Кроме того, такое письмо выглядит более серьезно и подчеркивает официальность переписки. Его можно написать вручную (особенно хорошо получаются письма с использованием каллиграфического почерка), либо напечатать на компьютере (это удобно, если нужно сделать несколько копий письма).

Однако, чтобы письмо было действительно правомерным, необходимо обязательно заверить его подписью. Согласно изменениям, вступившим в силу с 2016 года, юридические лица больше не обязаны применять печати в своей работе.

Перед отправкой сообщения, если требуется, оно заносится в журнал исходящих документов, где ему присваивается уникальный номер и указывается дата отправки.

На что обращать внимание при составлении письма

При написании писем очень важно обращать внимание на точность правописания, придерживаться установленных правил и норм русского языка в отношении лексики, грамматики, пунктуации и других аспектов. Импонирует получателям, насколько четко и грамотно выражены мысли в послании.

Важно помнить, что научные изыскания безусловно демонстрируют, что люди не склонны уделять более минуты чтению такого рода писем.

При написании письма следует придерживаться официального стиля, не утяжелять текст лишними деталями, а быть кратким и ясным. Каждая новая тема должна выделяться в отдельный абзац и, при необходимости, разбиваться на подпункты. Важно помнить, что лаконичное и четкое письмо позволит получателю оценить автора и его уважение к его времени. Здесь можно сказать, что применима поговорка «краткость — сестра таланта».

Чего нельзя допускать в деловом письме

В коммерческых сообщениях полностью неприемлемы разгульный или несерьезный стиль, так же как и слишком сухой текст и обыденные фразы. Также следует избегать сложных выражений, большого количества причастий и деепричастий, специальных терминов, понятных только ограниченному кругу специалистов.

В электронное сообщение следует включать только тщательно проверенные, достоверные и прежде всего, исключительно правдивые сведения.

Необходимо учесть, что такой вид сообщений не только входит в состав повседневной деловой переписки, но и во многих случаях относится к официальным документам, которые впоследствии могут быть признаны юридически значимыми.