Сертифицированный налоговый консультант. Автор учебных курсов «Продвинутый бухгалтерский учет», «Учет и налогообложение налогов». Как определить бухгалтера? Соучредитель и генеральный директор компании «Профирост», руководитель с более чем 20-летним профессиональным опытом.
Личный конверт сотрудника, кто должен его защищать и что для этого нужно
Начнем с того, что ведение личной папки для коммерческого предприятия вовсе не является обязательным, поэтому они необязательны. В отличие от государственных предприятий, для которых ведение личных дел является обязательным.
Личное дело состоит из обложки личного дела и документации работника, в которой содержится информация о работнике и его трудовой деятельности (в случае с учащимися — информация об их обучении).
Поскольку для коммерческих предприятий ведение личного дела не является обязательным, менеджеры по персоналу не могут вести личное дело каждого сотрудника, а лишь включают в него основные части.
Однако на практике давно доказано, что ведение личного дела на каждого сотрудника, независимо от его должности, помогает упорядочить информацию о персонале и в короткие сроки получать сведения о его работе и документации.
Процесс формирования личного дела сотрудника начинается с момента его приема на работу и продолжается до момента его ухода с предприятия. После этого на сотрудника заводится личная папка. Удобнее размещать личный конверт каждого сотрудника в отдельном файле в отдельной или общей папке.
При оформлении личной папки сотрудника следует помнить о нескольких моментах.
Урок.
Напомним, что существуют федеральные законы о «персональных данных», которые запрещают регистрировать и обрабатывать данные сотрудников, включая политические и религиозные взгляды и информацию о частной жизни, без их письменного согласия. Также важно знать, что персональные данные каждого сотрудника могут быть использованы только в целях приема на работу или продвижения по службе.
Поскольку состав личных дел сотрудников не регламентирован законодательством, перечень документов, содержащихся в личных делах, определяется процедурами управления персоналом в компании.
При оформлении приема на работу в личное дело сотрудника вкладываются копии документов (паспорт, НДС, сунил, документы об образовании) и резюме с указанием всех необходимых сведений.
Ниже приведен примерный перечень документов, входящих в личную папку сотрудника
Для организации информации о сотрудниках в личное дело помещается папка по личному составу с перечнем всех документов (количество документов, наименование).
Документы должны быть классифицированы в хронологическом порядке, при этом при приеме сотрудника на работу первым рассматривается документ. Затем документы (приказы, заявления, справки) появляются при исполнении сотрудником своих обязанностей.
Одинаковое оформление всех папок сотрудников и точное следование журналу учета персонала позволяет избежать потери важных документов.
Папки для персонала должны быть организованы следующим образом
Журнал учета личных папок используется для учета личных папок сотрудников компании. Единой учетной формы для ведения реестров не существует. Ее можно сделать самостоятельно (распечатав стандарты из интернета) или приобрести в магазинах. Содержание колонки календаря также зависит от потребностей предприятия и направлений его деятельности.
Календарь содержит информацию о личных делах, созданных в компании. В графах фиксируется количество личных папок, рекомендуемые даты, имена сотрудников и другие необходимые сведения. Закрытие личных дел сопровождается календарной пометкой с указанием даты и процента закрытия. Если требуется дополнительная информация о сотруднике в личной папке, можно использовать колонку «Заметка».
Во-первых, хранение личных дел сотрудников должно быть организовано таким образом, чтобы обеспечить сохранность документов, содержащих конфиденциальную информацию о сотрудниках, и легкость восстановления личных дел сотрудников. Поэтому для хранения папок сотрудников должны быть предусмотрены отдельные запирающиеся шкафы.
Конверты должны располагаться вертикально, обратной стороной наружу. Доступ к хранилищу папок персонала должен быть ограничен только штатными сотрудниками. Специальные календари или журналы могут помочь упорядочить отдельные папки следующим образом
Если личных дел много, их можно хранить в наборах в алфавитном порядке. Личный конверт сотрудника сортируется в алфавитном порядке по его фамилии. В начале каждой зависимости необходимо указать личные папки, которые она содержит.
Личные папки уволенных сотрудников хранятся в архиве, но копии документов могут быть переданы сотруднику в последний день работы. Таким образом, компания не несет ответственности за сохранение личных данных сотрудника, а размер файла уменьшается. Срок хранения личного дела сотрудника обычно не превышает 75 лет. Директора могут увеличить
/ «Бухгалтерская энциклопедия Профироста» @2017 10. 05. 2017
Информация на этой странице основана на курсах бухгалтерского учета в Красногорске, уроках бухгалтерского учета в Красногорске, уроках бухгалтерского учета, Урок 1С: Бухгалтерский учет, Дистанционное обучение, Обучение бухгалтерскому учету, Курсы повышения квалификации по заработной плате, Услуги бухгалтера, Отчет по НДС, Отчет по НДС, Уроки бухгалтерского учета в Красногорске, Вопросы Требуется на основании. Отчеты о прибылях и убытках, бухгалтерский учет, налоговые органы, бухгалтерские услуги Красноярск, внутренний аудит, отчеты ОСН, справка из статистики, справка из пенсионного фонда, бухгалтерские услуги, внешние переводы, бухгалтерские услуги, бухгалтерские услуги, бухгалтерские услуги, бухгалтерские услуги, бухгалтерская помощь, интернет отчеты Нужно, сдача отчетности, бухгалтеры, учетная политика, регистрация ИП и ООО, налог ИП, 3-НДФЛ, бухгалтерская организация
Новые бухгалтерские статьи, изменения в законодательстве и другие интересные материалы по бухгалтерскому учету и налогообложению.
Что делать с личным делом сотрудника после увольнения — сроки хранения
Трудовое законодательство не требует обязательного ведения личных дел сотрудников. Однако на практике работодатели часто придерживаются их, чтобы систематизировать, обобщать и упорядочивать информацию о сотрудниках.
Полезны папки сотрудников. Все документы, касающиеся сотрудника, сосредоточены в папке. При увольнении сотрудника возникает вопрос, что делать с папкой, нужно ли ее хранить, и если да, то в течение скольких лет, в разумных пределах? Как правило, организации сталкиваются с трудностями, поскольку не существует четкой модели поведения с папками.
Что делать с личным делом, если сотрудник увольняется?
Личная папка — это набор документов, относящихся к конкретному сотруднику. Информация может касаться трудовой деятельности, перемещений или сотрудников. Обычно в ней содержатся распоряжения, заявления и другие документы. Кроме того, создается список, в котором перечисляются все документы, содержащиеся в папке.
Поскольку информация носит личный характер, необходимо обеспечить неразглашение данных и их защиту в соответствии с законом №. 152 от 27. 06. 2006 и главой 14 Трудового кодекса Российской Федерации.
Согласно Трудовому кодексу Российской Федерации, в организациях нет обязанности вести личные дела всех сотрудников.
Как правило, в финансовых компаниях они предусмотрены для всех сотрудников в соответствии с законом. 79-ФЗ от 27 июля 2004 года, Указом Президента РФ № 640 и № 609.
Коммерческие организации практически всегда сами принимают решение о необходимости создания таких папок для руководящего состава.
Эти моменты необходимо уточнить в локальном акте организации, так как Трудовой кодекс не предусматривает порядок и правила ведения документов о личных взаимоотношениях в коммерческих организациях. В нем заранее определяется, сколько лет будет храниться личный конверт в период трудовой деятельности сотрудника и в архиве после его увольнения.
Самый последний документ, который вносится в личную папку, связан с датой окончания срока действия трудового договора. Это приказ об увольнении, который является заявлением работника о прекращении отношений с ним, и другие документы, состав которых зависит от них. Причина.
К моменту увольнения конверт сотрудника обычно хранится в отделе кадров (Human Resources). Когда человек перестает быть сотрудником организации, его следует передать в дело, которое будет находиться под охраной.
Поскольку личные дела содержат персональные данные граждан, работодатель должен гарантировать безопасность и неприкосновенность. Доступ к информации строго ограничен, а списки лиц утверждаются приказом.
При увольнении сотрудника работодатель обязан закрыть личное дело.
Процесс закрытия
Процесс закрытия происходит по истечении срока действия трудового договора.
Для закрытия личного дела сотрудника, которому отказано в приеме на работу, необходимо выполнить следующие действия
Если у работодателя остались личные документы об увольнении, он должен защитить и их, если по каким-либо причинам он не потребовал дату увольнения. Их следует поместить в плотный непрозрачный конверт и прогладить в закрытом конверте.
Как долго хранятся личные документы после увольнения?
При увольнении сотрудника в личную папку заносятся последние документы, созданные в связи с прекращением трудового договора. После этого личная папка закрывается.
Согласно статье 22.1 закона № 125-ФЗ от 22 октября 2004 года, личные документы должны храниться и после увольнения работника.
Если в личной папке содержатся документы с разными сроками хранения, они должны храниться дольше.
В течение первых трех лет коммерческие предприятия могут хранить закрытые конверты в отделе кадров, которые затем должны быть переданы в архивное помещение. Государственные органы должны хранить дела в отделе кадров в течение 10 лет, а затем сдавать их в архив.
Через 50 (или 75) лет личные конверты оцениваются экспертами и уничтожаются по решению руководителя.
Чтобы документы хранились так долго, необходимо обеспечить оптимальные условия хранения.
Условия хранения
К моменту архивации избыточные личные дела сотрудников должны храниться отдельно от папок сегодняшних сотрудников, например, в отдельном сейфе или на отдельной полке.
Хранилище не должно быть доступно для широкой публики. Доступ в помещения с личными делами строго ограничен. Должны быть созданы условия, исключающие возможность кражи, потери или уничтожения документов.
Как правило, под эти критерии подходят металлические шкафы и страховые суммы. Хорошо, если комната или сейф не только запираются, но и опечатываются. Это обеспечивает дополнительную защиту документов.
Воздух должен быть достаточно сухим, чтобы избежать быстрого износа бумаги. В помещении не должно быть источников огня.
Помимо надлежащих условий хранения личных дел после увольнения, необходимо также обеспечить порядок, систематизацию и учет в делах. Папки могут быть организованы в алфавитном порядке в разделы по номеру дела или другим признакам. Папки должны содержать документацию по описи содержимого.
Личные конверты, поступающие в дело после увольнения сотрудника, подлежат календарной записи и затем попадают в нужное место на полке с документами.
Полезное видео
Также рекомендуется посмотреть видеоролик, в котором говорится об особенностях подготовки файлов к передаче. Информация, содержащаяся в ролике, актуальна и сегодня:
Выводы
Лишние сотрудники должны храниться в течение 50 или 75 лет, в зависимости от периода выпуска. Важно серьезно подойти к этому процессу и обеспечить безопасность и целостность документов.
Работодатели могут быть привлечены к различным видам ответственности, если персональные данные, содержащиеся в личных папках, станут известны третьим лицам. Разглашение этой информации не допускается, а персональные данные увольняемых граждан должны быть надлежащим образом защищены.
Для каждого приказа должно быть назначено ответственное лицо. Это необходимо в случае утечки информации.