Расторжение трудового договора — ключевой момент в завершении отношений между работником и работодателем. Чтобы избежать ущерба в дальнейшем, важно правильно его структурировать и строго соблюдать действующее законодательство. Как это сделать правильно, подробно описано в статье 84.1 Трудового кодекса РФ.
Одним из этапов оформления трудового договора является возврат работнику его трудовой книжки. Благодаря сотрудничеству работодатель был защищен, но должен вернуть ее владельцу, если трудовые отношения заканчиваются. Обязанность работодателя вернуть сокращенному работнику основной документ, содержащий сведения о его трудовой биографии, отсылает к той же статье 84.1 Трудового кодекса РФ.
Возврат должен состояться в день окончания срока действия трудового договора. Обычно это совпадает с последним рабочим днем сотрудника.
Если работник в этот день находится на работе и не отказывается от получения трудовой книжки, то, конечно, получать ее не нужно. Уведомление может потребоваться только в двух случаях.
1) сотрудник отсутствует в свой последний рабочий день в компании — 2) сотрудник находится в офисе, но отказывается получать свою трудовую книжку.
Это как раз тот случай, когда трудовая книжка готова к выдаче, ее готовят и отправляют сотруднику уведомление с указанием, что он может ее получить.
Подготовить и отправить такое уведомление — обязанность работодателя. По этой причине, если работник не торопится получить свой основной рабочий документ, его необходимо уведомить.
Существует мнение, что в дополнение к уведомлению работник должен предъявить трудовую книжку, за которой он не пришел. В принципе, такое действие не требуется, но стоит отметить, что в законе нет упоминания о таком документе. В нем говорится только о том, что работник должен забрать свою «трудовую биографию».
Закон не уточняет, что именно должно быть написано в таком уведомлении. Однако в соответствии со статьей 84.1 Трудового кодекса РФ работодатель может сообщить работнику, что ему необходимо прийти за трудовой биографией, или договориться о том, чтобы к нему направили сотрудников отдела кадров.
Кроме того, представляется, что уведомление должно содержать следующую информацию.
1) Дата составления и отправки. Она должна соответствовать дате окончания трудового договора; 2) имя получателя, т.е. увольняемого работника; 3) адрес работника; 4) реквизиты трудового договора, причина жалобы; 4) содержание обращения — почему трудовой договор не был доставлен лично, разрешение прийти за ним или отправить по почте просьба сделать это. Следует также подчеркнуть, что содержание уведомления исключает ответственность работодателя за несвоевременный возврат трудовой книжки.
Почему уведомление так важно? Трудовая книжка — это тот документ, который в первую очередь нужен работнику, но обязанность по ее возврату и ответственность за ее несвоевременное возвращение полностью лежит на работодателе. Если специалист согласится прийти за трудовой книжкой через неделю, месяц или даже год после увольнения, ему ничего не навязывают. Однако если работодатель забудет о своих обязательствах и откажется выдать работнику все документы в день увольнения, ему грозит административная ответственность и убытки, связанные с уплатой штрафов и выплатой компенсации за нарушение прав работника в виде заработной платы.
Однако несправедливо наказывать работодателя за то, что он долгое время не выплачивает компенсацию, если работодатель готов выдать ее владельцу, но по каким-то причинам работник не успевает ее забрать или отказывается от получения. По этой причине работодатели должны обратить на это внимание и застраховать его. Таким образом, у него всегда будет возможность присутствовать при совершении правонарушения, связанного с трудовой книжкой. После того как уведомление будет направлено работнику, работодатель больше не несет ответственности за несвоевременный возврат трудовой книжки.
Обратите внимание, что уведомление может быть отправлено только в том случае, если у работника есть распечатанная трудовая книжка. Если трудовая книжка хранится у работника в электронном виде, работодатель обязан предоставить ему только информацию о его работе в данной компании в печатном виде. Если работник не явился лично для получения этой информации, ему не нужно ее высылать. Информация отправляется в печатном виде, подписывается уполномоченным лицом и скрепляется печатью компании.
Образец уведомления о получении трудовой
Если вам нужно отправить письмо сотруднику и сообщить ему о необходимости явиться на работу, рекомендуется использовать следующий образец
Сивикина М. М. Москва, ул. Походная, д. 8, кв. 110, г. Москва.
ООО «Фея» Москва, Романов переулок, д. 5 Тел: 8 (495) 123-45-67
Повторное обращение с просьбой о получении книги Ваших произведений или письменного разрешения на отправку по почте
Трудовой договор № 100 был заключен с Вами 04. 07. 2023 г. и расторгнут 107. 07. 2024 г. по соглашению сторон, которым необходимо получить оригинал трудовой книжки в отделе кадров ООО «Фея». 5, этаж 2, офис 209. с 09:00 до 18:00 по рабочим дням, с обязательным перерывом на обед с 13:00 до 14:00. Если вы не можете получить трудовую книжку лично в указанное время, вы можете направить свое письменное согласие и получить данный документ по почте. Кроме того, в соответствии со статьей 84.1 Трудового кодекса Российской Федерации работодатель ООО «ФЕЯ» прекращает ответственность за задержку выдачи трудовой книжки.
Генеральный директор ООО «ФЕЯ» Чуднова В.В.