Административно-хозяйственные функции — одна из основных составляющих работы должностного лица в организации. Они включают в себя планирование, организацию и контроль хозяйственной деятельности организации, а также выполнение административных обязанностей.
Роль и обязанности должностного лица в выполнении административно-хозяйственных функций основываются на полном понимании целей и задач организации. Должностное лицо отвечает за эффективное использование ресурсов, установление эффективного контроля над исполнением задач, а также выполнение административных обязанностей в соответствии с требованиями законодательства и внутренних норм организации.
Начальник Административно-хозяйственного отдела: должностная инструкция
Обязанности начальника АХО:
- Организация и контроль работы уборщицы с целью поддержания порядка и чистоты в помещениях организации.
- Организация поздравлений сотрудников, партнеров и клиентов общества с праздничными датами и в других необходимых случаях.
- Взаимодействие с арендодателем по вопросам коммунального обслуживания арендуемых площадей общества.
Необходимые знания и умения:
- Основы работы сотрудников и структура управления организации.
- Основные права и обязанности сотрудников и режим их работы.
- Правила и методы организации обслуживания посетителей.
- Виды оказываемых услуг организации.
- Основы экономики, организации труда и управления.
- Основы маркетинга и организации рекламы.
- Планировка и порядок оформления помещений.
- Основы эстетики и социальной психологии.
- Законодательство о труде и правила охраны труда.
Основные источники руководства:
- Устав организации.
- Приказы и распоряжения руководства организации.
- Правила внутреннего трудового распорядка организации.
- Данная должностная инструкция.
Требования к кандидатам:
На должность Начальника АХО назначаются лица со средним полным образованием без обязательных требований к стажу работы, либо с начальным профессиональным образованием и стажем работы по специальности не менее 2 лет.
Должностная инструкция на должность Начальника Административно-хозяйственного отдела является основным руководством для исполнителя данной должности. В ее рамках прописаны основные обязанности, требования и полномочия, которые должны быть соблюдены руководителем данного отдела.
Взаимодействие службы АХО с другими отделами
Бухгалтерия
АХО отчитывается перед бухгалтерией обо всех расходах и приобретениях организации. В случае необходимости предоставляются копии договоров с подрядчиками, поставщиками и арендодателями. Это позволяет бухгалтерии более полно контролировать все финансовые операции и поддерживать актуальные данные в учетной системе.
Отдел закупок
АХО сотрудничает с отделом закупок, анализируя рынок поставщиков и помогая выбрать наиболее выгодные условия закупок. Взаимодействие АХО и отдела закупок предоставляет компании возможность сэкономить средства при приобретении товаров и услуг, а также обеспечивает быстрое и качественное выполнение заказов.
Производственный отдел
АХО контролирует состояние и работоспособность оборудования, предоставленного производственным отделом. Она следит за своевременным техническим обслуживанием, ремонтом и заменой оборудования, чтобы предотвратить простои в процессе производства.
Юридический отдел
Вся документация, связанная с деятельностью АХО, проходит через юридический отдел для обеспечения соблюдения норм и правил законодательства Российской Федерации. Юристы проверяют правильность оформления договоров, лицензий и других юридических документов, что гарантирует юридическую безопасность компании.
Планово-экономический отдел
Руководитель АХО взаимодействует с планово-экономическим отделом в части распределения зарплат сотрудникам, начисления премий и отпускных. Это позволяет эффективно управлять финансовыми ресурсами и обеспечить стабильность и удовлетворенность персонала.
Отдел кадров
АХО сотрудничает с отделом кадров по вопросам установления штатного расписания, оповещения о командировках и других административных процессах. Это позволяет эффективно планировать загруженность сотрудников и обеспечивать их комфортные рабочие условия.
Служба АХО может взаимодействовать с различными отделами в организации, чтобы обеспечить ее эффективное функционирование. Взаимодействие строится на основе взаимного уважения и понимания, что позволяет достичь взаимовыгодных результатов и обеспечить бесперебойное выполнение задач компании.
Должностная инструкция начальника административно-хозяйственного отдела
Обязанности начальника административно-хозяйственного отдела:
- Организация и координация работы АХО;
- Разработка и внедрение системы внутреннего контроля и учета в организации;
- Планирование и обеспечение рационального использования материалов и ресурсов;
- Контроль за выполнением нормативно-правовой базы в сфере административно-хозяйственной деятельности;
- Осуществление закупок, контроль за поставкой и хранением товарно-материальных ценностей;
- Обеспечение безопасности и сохранности имущества предприятия;
- Организация работы складского хозяйства и учета товарно-материальных ценностей;
- Проведение анализа эффективности работы отдела и внедрение мер по оптимизации процессов.
Роль начальника административно-хозяйственного отдела:
Начальник административно-хозяйственного отдела является ответственным за правильную и эффективную организацию работы офиса, склада и других административных служб. Он направляет и контролирует действия сотрудников АХО, обеспечивая оптимальные условия для работы других подразделений организации.
Начальник АХО ответственен за эффективное взаимодействие со всеми службами компании и соблюдение всех норм и правил, касающихся административно-хозяйственной деятельности. Он осуществляет планирование и организацию пространства офиса, создание комфортных и безопасных условий для работы сотрудников.
Роль и обязанности начальника административно-хозяйственного отдела ключевы для обеспечения эффективного функционирования организации. Он отвечает за правильную организацию и контроль административно-хозяйственных процессов, а также за создание оптимальных условий для работы сотрудников. Компетентность и эффективность начальника АХО сказываются на успехе предприятия и удовлетворенности клиентов.
Должностная инструкция специалиста административно-хозяйственного отдела
Данный образец представляет должностную инструкцию для специалиста административно-хозяйственного отдела (АХО). Отдел АХО создается для решения следующих задач:
- Обеспечение предприятия различными материальными ценностями, необходимыми для работы сотрудников;
- Организация учета, хранения и выдачи ценностей, приобретаемых в целях деятельности организации;
- Обслуживание и ремонт помещений предприятия;
- Обеспечение безопасности имущества предприятия;
- Организация условий для работы и отдыха сотрудников.
АХО исполняет множество функций, включая организацию хозяйственной деятельности, контроль исполнения правил противопожарной безопасности и обеспечение технических и материальных потребностей при проведении делегаций и совещаний. Основными обязанностями специалиста административно-хозяйственного отдела являются:
- Организация табельного учета, составление графиков отпусков и распорядка рабочего дня сотрудников;
- Обеспечение рационального питания работников во время обеденных перерывов;
- Учет, хранение и выдача различных материальных ценностей, необходимых для работы сотрудников;
- Организация обслуживания помещений предприятия, контроль за исполнением обслуживания и устранение недостатков;
- Поиск организаций и оформление договоров на оказание коммунальных услуг, обслуживание сетей связи и электрических сетей;
- Организация и контроль выполнения ремонта помещений и имущества предприятия;
- Обеспечение соблюдения правил противопожарной безопасности и охраны имущества компании;
- Подготовка и организация встреч делегаций, проведение совещаний и переговоров;
- Обеспечение благоприятных условий для работы и отдыха сотрудников в соответствии с законодательством;
- Материальная ответственность за все полученные материальные ценности.
Важно отметить, что некоторые из этих функций могут быть делегированы другим подразделениям или выполняться совместно с ними. Например, охрана имущества и порядка может осуществляться службой безопасности. Начальник АХО имеет права и обязанности, указанные в должностной инструкции, и несет ответственность за исполнение своих функций в пределах законодательства Российской Федерации.
Также, специалист АХО должен обладать определенными качествами, такими как оперативность, стрессоустойчивость, навыки лидера, организационный опыт, умение находить альтернативные решения, честность и порядочность. Он должен обладать пониманием первичной бухгалтерской документации и знать программу Store House. Также для работы в АХО требуется наличие медицинской книжки.
В целом, работник АХО играет важную роль в организации, обеспечивая ее нормальное функционирование, поддерживая порядок и безопасность, а также заботясь о комфортных условиях работы и отдыха сотрудников.
Должностная инструкция специалиста хозяйственного отдела
Основные обязанности специалиста хозяйственного отдела:
- Обеспечение бесперебойной подачи электроэнергии, воды и тепла на производство.
- Планирование расходов и определение их целесообразности.
- Контроль приемки и учет расходных материалов.
- Обеспечение социально-бытового комфорта сотрудников компании.
Основные секторы отдела:
- Планово-расчетный сектор
- Материально-ресурсный сектор
- Социально-бытового обеспечения сектор
Работники отдела хозяйственного обеспечения играют важную роль в поддержании жизнедеятельности предприятия и обеспечении безопасности сотрудников. Инструкция должна быть подписана и расписана каждым работником в соответствии с российским законодательством, что является обязательным требованием.
Кого назначить на должность руководителя АХО: требования к кандидату
У кандидата на должность руководителя АХО должна быть хорошая практическая подготовка. Важны личные качества: организаторские способности, порядочность, стрессоустойчивость.
Обязанности руководителя АХО
- Ведение хозяйственной деятельности
- Подбор жилых и нежилых помещений для нужд компании
- Планирование закупок
- Учёт хозяйственных и расходных материалов
- Организация ремонтных работ
- Ведение отчётной документации по АХО
- Проведение инвентаризации
- Другие обязанности по решению руководителя организации
Требования к кандидату
На рекрутинговых сайтах в числе требований к кандидату можно увидеть следующее:
- Ведение хозяйственной деятельности
- Подбор жилых и нежилых помещений для нужд компании
- Планирование закупок
- Учёт хозяйственных и расходных материалов
- Организация ремонтных работ
- Ведение отчётной документации по АХО
- Проведение инвентаризации
- Другие обязанности по решению руководителя организации
Необходимые навыки и знания
Для успешной работы на должности руководителя АХО требуется:
- Самостоятельность
- Коммуникабельность и умение строить диалог
- Работа с документами и владение компьютерными программами
- Минимальные знания в областях экономики, управления, ведения материальной отчетности
- Знание порядка, сроков составления отчетности и ведения табельного учета
- Информированность о нормах ТК РФ и внутреннем распорядке организации
- Знание норм и правил охраны труда
- Умение организовывать работу и управлять командой
- Знание работы и обслуживания организационной и вычислительной техники
- Понимание порядка закупок, места и количества приобретаемого инвентаря и оборудования для фирмы
Процесс отбора кандидатов
При отборе кандидатов на должность руководителя АХО рекомендуется использовать следующие методы:
- Тестирование: для проверки компетентности соискателя
- Экскурсия по организации: для обнаружения ошибок и недостатков, которые заметил кандидат
- План работ по устранению недостатков: для оценки способности кандидата решать проблемы
- Контрольный вопрос: «Как вы можете описать свой первый рабочий день в нашей компании?»
Также при отборе кандидата можно учитывать готовность выйти в выходной день или ночное время в случае форс-мажорной ситуации.
Как организовать работу отдела АХО в компании TEXT
Руководитель отдела АХО должен непосредственно подчиняться руководителю организации или его заместителю, чтобы обеспечить согласованную работу между отделом АХО и другими подразделениями компании. Отдел АХО должен быть независимым и иметь достаточную власть для принятия решений, касающихся внутреннего хозяйственного обслуживания.
Функции отдела АХО:
- Обеспечение соблюдения актов и правил хозяйственного обслуживания внутри компании TEXT.
- Своевременное проведение ремонтных работ и контроль за состоянием технического оборудования.
- Обеспечение соблюдения требований противопожарной безопасности, санитарных и противоэпидемических режимов.
- Проверка исполнения задач, поставленных перед отделом АХО, и контроль качества выполненных работ.
Права и обязанности сотрудников отдела АХО:
- Надлежащее выполнение своих должностных обязанностей в соответствии с должностными инструкциями.
- Соблюдение актов и правил хозяйственного обслуживания.
- Проведение ремонтных работ и контроль за состоянием технического оборудования.
- Выполнение профилактических и регламентированных мероприятий по противопожарной безопасности, санитарным и противоэпидемическим режимам.
- Своевременное информирование руководителя отдела АХО о возникающих проблемах и предложениях по улучшению работы отдела.
Требования к квалификации сотрудников отдела АХО:
Для успешной работы в отделе АХО сотрудники должны обладать определенными навыками и квалификацией:
| Навык | Квалификация |
|---|---|
| Знание норм и правил хозяйственного обслуживания | Хозяйственный работник |
| Умение проводить ремонтные работы | Ремонтник |
| Знание техники противопожарной безопасности и санитарных норм | Специалист по противопожарной безопасности и санитарным нормам |
| Навыки организации и контроля | Менеджер АХО |
В целях обеспечения эффективной работы отдела АХО в компании TEXT, руководитель этого отдела должен контролировать исполнение возложенных задач и принимать меры поощрения и наказания для сотрудников, с целью стимулирования и повышения эффективности их работы.
Инструкция специалиста хозяйственного отдела
Должностные инструкции должны быть основаны на требованиях Трудового Кодекса и нормах приказа Российского Архива от 7.10.1998 года.
Сотрудникам хозяйственного отдела предоставляется инструкция, которая определяет их роль и обязанности в рамках должности. Они должны следовать этой инструкции, чтобы эффективно выполнять свои задачи и функции.
Обязанности сотрудников хозяйственного отдела:
- Организация и контроль выполнения задач и функций, поставленных перед хозяйственным подразделением.
- Установление и поддержание слаженной взаимосвязи между всеми структурами компании.
- Тесное взаимодействие с другими отделами и подразделениями организации для успешного выполнения поставленных задач.
- Получение заявок от других структур и обработка их в соответствии со сроками и требованиями.
- Информирование клиентов о товарах и услугах компании.
- Развитие и продвижение товаров и услуг компании.
- Ведение Базы Данных в Excel для учета информации об организации.
Межотделочное взаимодействие:
Каждый сотрудник хозяйственного отдела должен уметь установить рабочие связи с коллегами из других отделов. Они должны активно взаимодействовать с другими подразделениями, чтобы успешно выполнять свои обязанности и достигать общих целей компании.
Другие требования:
В инструкции должна быть указана информация о непосредственном начальнике сотрудника и замещении должности в случае его отсутствия. Это поможет сотрудникам знать, к кому обратиться в случае необходимости и обеспечит непрерывность работы отдела.
Обязанности, исполняемые начальником хозяйственного отдела, частично совпадают с функциями отдела в целом. Это понятно, так как начальник должен быть в курсе всех процессов и операций отдела и контролировать их выполнение.
Таким образом, инструкция для специалиста хозяйственного отдела определяет его роль и обязанности в рамках должности. Руководствуясь данной инструкцией, сотрудник сможет эффективно выполнять свои задачи и функции, поддерживая эффективность и слаженность работы всего подразделения и компании в целом.
Должностная инструкция начальника АХО
Обязанности начальника АХО:
- Организация и контроль оперативных вопросов хозяйственной деятельности предприятия.
- Планирование и распределение задач между сотрудниками отдела.
- Взаимодействие с другими подразделениями предприятия для решения общих производственных вопросов.
- Составление отчетов и анализ эффективности работы АХО.
- Организация закупок и контроль за хозяйственными материалами и ресурсами.
- Представление интересов предприятия во внешних организациях и учреждениях, когда речь идет о вопросах, связанных с компетенцией АХО.
- Обеспечение соблюдения норм и правил техники безопасности и противопожарной безопасности.
Важно также отметить, что начальник АХО выполняет свои обязанности под непосредственным руководством руководителя предприятия или иного вышестоящего руководителя. В случае его отсутствия, начальник АХО может заниматься временным исполнением его обязанностей.
В целом, задачей начальника АХО является управление хозяйственной деятельностью предприятия, обеспечение ее эффективности и безопасности, а также представление интересов предприятия на внешних площадках.
С чего начать работу в организации: небольшой совет руководителю АХО
- Составьте матрицу всех бизнес-процессов в компании. Укажите все отделы, которые участвуют в каждом процессе.
- Отметьте, на каких этапах к работе должен подключаться отдел АХО. Определите, какие ресурсы и материалы требуются на каждом этапе.
- Составьте список расходных материалов и инвентаря, которые всегда должны быть в запасе. Обратите внимание на критические позиции, которые необходимо держать под контролем и пополнять вовремя.
- Запланируйте срочные закупки, приуроченные к конкретным событиям в организации. Например, покупку компьютера для нового сотрудника при расширении штата.
Разработка такого плана позволит руководителю АХО быть готовым к любым изменениям и оперативно реагировать на потребности компании. Кроме того, это сократит время на принятие решений и поможет более эффективно использоноить ресурсы.
Следуя этому совету, руководитель АХО сможет успешно начать свою работу в организации и эффективно выполнять свои обязанности.