Правила и инструкции являются неотъемлемой частью эффективной организации работы в любой компании. Они помогают сотрудникам понять, как выполнять свои обязанности, регулируют рабочие процессы и повышают эффективность деятельности организации в целом.
При написании объяснительной записки необходимо учитывать несколько важных моментов. В данной статье мы рассмотрим основные принципы, а также предоставим пример образца объяснительной записки, который поможет вам составить свои собственные правила для сотрудников.
Как написать объяснительную записку
Уважаемый Ф. И. О.,
Я хотел бы объяснить ситуацию, которая произошла [дата], и причины, по которым произошло нарушение трудовых обязанностей. Я приношу свои извинения за это и готов принять все меры для исправления ситуации в будущем.
Обстоятельства ситуации
В [дата и время] произошло [опоздание на работу / невыполнение плана / другое].
Причина этого состояния дел связана с [указать причину, например, техническими проблемами, личными обстоятельствами и т. д.]. Я бы хотел подробнее описать ситуацию:
- [Описать первую причину и обстоятельства]
- [Описать вторую причину и обстоятельства]
- [Описать третью причину и обстоятельства]
Документы подтверждающие обстоятельства
Я прикладываю к данной объяснительной записке следующие документы, подтверждающие мои слова:
- [Перечислить прикрепленные документы, например, справку из больницы, распечатки переписки, и т. д.]
Согласие на дисциплинарные меры
Я полностью осознаю серьезность ситуации и готов принять любые дисциплинарные меры, которые могут быть применены ко мне. Я обещаю взять на себя ответственность за свои действия и постараюсь избегать подобных ситуаций в будущем.
Еще раз приношу свои извинения за неудобства, которые возникли в результате моих действий. Я ценю свою работу и готов исправить все ошибки.
[Дата]
[Ваше Ф. И. О.]
[Ваша должность]
Кому адресовывать объяснительную записку
Правила, определяющие, на чье именно имя нужно писать объяснительную записку, могут быть установлены внутренними документами организации, такими как «Правила внутреннего распорядка». В этих правилах должно быть четко прописано, кому именно следует обращаться с объяснительной запиской.
Критерии выбора адресата в объяснительной записке:
- Должность: Обратите внимание на должность руководителя, которому предназначается записка. Чаще всего, это будет высокопоставленный руководитель, чей уровень ответственности соответствует значимости ситуации, о которой необходимо объяснить.
- Компетенции: Убедитесь, что выбранный адресат обладает необходимыми знаниями и полномочиями для решения вашей проблемы или вопроса.
- Открытость: Если у вас есть предпочтение по выбору адресата, убедитесь, что выбранный человек открыт для обратной связи и готов принять объяснительную записку.
- Иерархический уровень: Обратите внимание на иерархические связи в вашей организации. Важно подчеркнуть, что записка будет адресована прямому руководителю или тому, чья должность больше всего компетентна в решении вашего вопроса.
Примеры адресатов объяснительной записки:
| Ситуация | Адресат записки |
|---|---|
| Нарушение внутреннего трудового распорядка | Начальник отдела кадров |
| Техническая проблема в производственном процессе | Начальник цеха |
| Нарушение безопасности на рабочем месте | Бригадир |
| Неправильное выполнение задания сотрудником | Непосредственный руководитель сотрудника |
Зачем нужна объяснительная записка
Законодательное обоснование
В соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации, статья 193, у работника имеется право на два рабочих дня для предоставления объяснения по факту нарушения. Если сотрудник не предоставляет объяснение, работодатель имеет право применить дисциплинарное взыскание и оформить его в виде соответствующего приказа.
Защита интересов сотрудника
Объяснительная записка может оказаться полезной для защиты интересов сотрудника в случае спорных ситуаций с работодателем. Если возникают разногласия или конфликтные ситуации, письменное объяснение служит доказательной базой. В случае необходимости, работник может обратиться в судебную инстанцию и использовать данную записку в качестве доказательства своей позиции.
Составление объяснительной записки
При составлении объяснительной записки следует придерживаться следующих рекомендаций:
- Укажите в шапке документа свои ФИО, дату написания и название организации;
- Четко и конкретно изложите факты, которые требуют пояснения. Укажите все обстоятельства и детали ситуации;
- Не используйте общие фразы или шаблоны, формулируйте свои мысли ясно и понятно;
- Опишите свою точку зрения и объясните причины, которые привели к нарушению, если таковые есть;
- Обратите внимание на позитивные аспекты вашей работы и достижения в организации;
- Заключите письмо с просьбой о рассмотрении вашего объяснения и назначении справедливого решения;
- Подпишите и укажите дату под вашим объяснением.
Объяснительная записка является важным документом, который может помочь сотруднику в сложных ситуациях. Важно выполнять все требования, установленные законодательством, и честно предоставить свои объяснения для защиты своих прав и интересов.
Что такое объяснительная записка?
Зачем нужно писать объяснительную записку на работе?
Согласно статье 193 Трудового кодекса РФ, работодатель не может просто так наказать сотрудника за проступок, он обязан предварительно потребовать письменное объяснение – именно это и есть объяснительная записка. Ее составление должно быть выполнено в течение двух рабочих дней [1].
Однако, просьба от руководителя написать объяснительную записку не всегда обязательно приводит к дисциплинарному взысканию. Иногда работодателю нужно просто зафиксировать мнения сотрудников по поводу, например, не выполненного плана по работе.
«Объяснительная записка нужна работодателю для того, чтобы в будущем при необходимости он мог доказать факт исполнения своей обязанности по истребованию объяснений. Привлечение работника к дисциплинарной ответственности – это право, а не обязанность работодателя. Если он не планирует наказывать сотрудника, можно ограничиться устными объяснениями и не требовать их в письменной форме. При этом получение письменной объяснительной записки еще не означает, что работник будет привлечен к ответственности».
Сергей Гебель, Генеральный директор юридической компании «Гебель и партнеры»
Виды объяснительных записок
Трудовой кодекс не делит объяснительные записки по видам. Однако, условно их можно разделить на две категории:
- Записки, объясняющие действия конкретного работника отдела, подразделения;
- Записки, описывающие определенное событие или ситуацию.
Очень важно составлять объяснительные записки внимательно и четко, избегая необоснованных объяснений, ухода в сторону от сути вопроса и использования общих формулировок. Формат и содержание записки должны быть простыми и понятными, чтобы работодатель мог полностью понять обстоятельства и принять соответствующее решение.
Правила составления объяснительной записки
Сведения о предприятии
Первым пунктом в объяснительной записке следует указать сведения о предприятии. Это может быть название организации, ее адрес, контактные данные и другая информация, которая поможет идентифицировать работодателя.
Информация о руководителе и провинившемся сотруднике
Важно указать данные о руководителе, который получит данную записку. Это может быть его ФИО, должность, контактные данные и т.д. Также необходимо указать информацию о сотруднике, совершившем проступок. Здесь нужно указать его ФИО, должность, отдел и другую соответствующую информацию.
Дата проступка
В объяснительной записке обязательно указывается точная дата совершения проступка. Это помогает разобраться в ситуации и связать его с конкретным временем и обстоятельствами.
Пояснения
Самая важная часть объяснительной записки — это основная часть с пояснениями о ситуации. Важно построить аргументацию таким образом, чтобы работник мог доказать свою невиновность или объяснить причины и обстоятельства, приведшие к нарушению. При этом необходимо использовать доводы, подтвержденные письменными документами или другими доказательствами. Также положительное влияние может оказать искреннее раскаяние, выраженное работником, а также обещание исправиться и не повторять подобные ошибки в будущем.
Если сотрудник считает, что не несет никакой вины, это также должно быть отражено в объяснительной записке. В этом случае необходимо предоставить все необходимые доказательства отсутствия вины сотрудника.
Оформление
Объяснительную записку можно написать как от руки, так и на компьютере. Однако, предпочтительнее является версия, написанная от руки. В любом случае, документ должен быть заверен подписью сотрудника и расшифровкой этой подписи. Также важно составить две копии объяснительной записки — одну из которых нужно передать работодателю, а другую оставить себе. Однако, сотрудник должен получить отметку о получении обеих копий от работодателя.
Соблюдение всех этих правил поможет сотруднику составить объяснительную записку правильно и в соответствии с требованиями работодателя.
Когда писать объяснительную текст
Если в установленное время объяснительная записка не будет написана, работодатель вправе применить к подчиненному любые меры взыскания, адекватные проступку и в рамках закона. За одно нарушение можно применить только одно дисциплинарное наказание и не позднее, чем через месяц после установления факта допущенного нарушения факт устанавливается также письменно, путем составления и регистрации специального акта.
Ключевые моменты при написании объяснительной записки:
- Соблюдение сроков
- Правильная датировка
- Адекватность мер взыскания
- Одно дисциплинарное наказание за одно нарушение
- Установление факта нарушения письменно
- Регистрация специального акта
Процедура написания объяснительной записки:
- Сообщите о желании написать объяснительную записку своему непосредственному руководителю.
- Узнайте у работодателя о сроках и требованиях к форме записки.
- Соберите и проверьте все необходимые факты и документы, подтверждающие вашу позицию.
- Напишите объяснительную записку, четко и конкретно излагая свою точку зрения.
- Проверьте и исправьте все орфографические и грамматические ошибки в тексте записки.
- Подпишите и поставьте дату на записке.
- Передайте записку в установленные сроки своему непосредственному руководителю.
Пример формы объяснительной записки:
| ФИО | Дата | Подпись |
|---|---|---|
| Иванов Иван Иванович | 01.01.2022 |
Я, Иванов Иван Иванович, в связи с запросом о предоставлении объяснений от {дата}, хотел бы изложить следующее:
В ходе происшествия, которое произошло {дата происшествия}, мне необходимо пояснить следующее:
- Опишите суть происшествия и свою роль в нем.
- Приведите дополнительные факты или документы, подтверждающие вашу позицию.
- Выразите свою готовность принять меры для предотвращения подобных ситуаций в будущем.
Надеюсь на ваше понимание и справедливое рассмотрение данной ситуации. Жду ответа и готов предоставить дополнительные пояснения при необходимости.
С уважением,
Иванов Иван Иванович
Итог
- В «шапке» документа указывается адресат — должность сотрудника и полное название организации, а также фамилия, имя и отчество адресата.
- Важно указать данные о работнике — его должность, название компании и фамилию, имя, отчество.
- Строку дополняют населенным пунктом, где зарегистрировано предприятие, и дата написания заявления.
- В центре строки следует написать наименование документа с коротким обозначением его сути, например, «об опоздании на работу».
Основная часть объяснительной записки представляет собой факты и причины проступка, сопровождающиеся корректными пояснениями и аргументами. Рекомендуется предоставить письменные доказательства невиновности сотрудника, если таковые имеются. Важно помнить, что детальность и объем текста должны быть умеренными, чтобы не вызвать негативную реакцию со стороны работодателя.
Заявление обязательно должно быть подписано с расшифровкой подписи и передано секретарю или непосредственному руководителю.
Объяснительная записка чаще всего составляется по требованию вышестоящего руководителя, чтобы объяснить какой-либо проступок со стороны работника и предоставить необходимые разъяснения.