Мы рассмотрим, как индивидуальные предприниматели должны вести кадровый учет, чтобы не нарушить закон, и какой документооборот является обязательным при наличии сотрудников.
Документы для ведения кадрового учёта ИП
Штатное расписание с указанием окладов. В штатном расписании должно быть указано количество должностей и размер заработной платы. При этом учитываются как занятые, так и вакантные должности. Например, вы планируете открыть кофейню и нанять повара, кондитера и официанта. Эти должности должны быть указаны в штатном расписании, даже если вы еще не наняли ни одного сотрудника.
В штатном расписании есть одна форма под номером Т-3. Однако если данных для задания недостаточно, вы можете разработать свой собственный шаблон.
Закон не требует от предпринимателей вести список сотрудников. Однако в письме г-на Ростольда от 21 января 2014 года говорится, что в некоторых случаях работодатель может быть оштрафован за его отсутствие на рабочем месте. Точные причины наложения штрафов неясны, поэтому желательно иметь соответствующую программу.
Кадровая программа также может помочь обосновать претензии в суде в случае спора с работником.
Местное нормативное законодательство. Законодательно определенного перечня местных нормативных актов не существует. Однако некоторые из них перечислены в Трудовом кодексе и поэтому считаются обязательными. К ним относятся: нормативные правовые акты, применимые к их реализации: 1:.
Полный перечень местных нормативных актов зависит от особенностей деятельности конкретной компании. Например, необходимо разработать соответствующие положения для предоставления сотрудникам испытательного срока. То же самое относится и к удаленной работе. Точный перечень местных нормативных актов по кадровому учету рекомендуется согласовать с юристом.
ИП, имеющие статус микропредприятия и использующие стандартные формы трудовых договоров, могут полностью или частично отказаться от действия местных нормативных актов. Это право микропредприятий, а не обязанность. Это означает, что топ-менеджмент сам решает, принимать ли местные законы.
Образец трудового договора. Согласно Трудовому кодексу РФ, договор является основой для формирования трудовых отношений, поэтому его заключение является обязательным.
Трудовой договор содержит следующую информацию.
Форма приказа. Основными видами приказов, предусмотренных Законом о труде, являются приказы о приеме на работу, переводе и увольнении. Кроме того, в приказах фиксируется лицензирование, командировки, дисциплинарные взыскания, льготы и другие кадровые решения.
Для составления приказа вы можете воспользоваться встроенной формой или разработать собственную форму для размещения дополнительной информации.
Форма личной карточки сотрудника. Согласно Постановлению Правительства РФ «О трудовых книжках», сведения о сотрудниках заносятся в личные карточки.
Например, если вы отправляете сотрудника в отпуск, в карточке необходимо указать тип лицензии, дату начала и окончания срока действия, а также количество календарных дней.
Используйте одну индивидуальную карточку сотрудника в форме T-2. Можно доработать — удалить ненужные блоки или добавить свои.
Трудовая книжка. Индивидуальный предприниматель обязан вести трудовые книжки всех работников, проработавших у него более пяти дней. Если у работников есть трудовые книжки, то они зарегистрированы. Если нет, то ее необходимо оформить и опубликовать.
Вот информация, необходимая для внесения в трудовую книжку.
Если трудовая книжка новая, на титульном листе необходимо указать личные данные сотрудника.
Календарь для регистрации договоров, трудовых книжек, приказов и заявлений. Календарь является неотъемлемой частью структуры документа в том виде, в котором он появляется в процессе работы. В нем регистрируется номер документа, его дата и название.
Необходимость использования других календарей не является законной.
Порядок действий при найме, переводе, отпуске, увольнении
В случае прикомандирования заполнять трудовую книжку и личную карточку необязательно. Если, например, работник переходит на новую должность на 20 дней, достаточно подписать дополнительное соглашение.
Например, при увольнении по собственному желанию укажите причину: «по собственной инициативе работника, в соответствии со статьей 80 Трудового кодекса Российской Федерации». Общие основания для увольнения указаны в статье 77 Трудового кодекса РФ.
Как вносит записи в трудовую книжку ИП 1643
При внесении записей в трудовую книжку в отношении индивидуальных предпринимателей необходимо учитывать два основных аспекта. Первый аспект — это то, как индивидуальный предприниматель заполняет свою собственную трудовую книжку. Второй аспект связан с тем, когда индивидуальный предприниматель делает запись в трудовой книжке работника. Отметим, что ни один из этих аспектов прямо не регулируется законодательством. Поэтому требуются дополнительные разъяснения по этим вопросам.
Трудовая книжка
Отметим, что ни один из этих документов не содержит каких-либо специальных правил или особенностей, касающихся ИП. Тем не менее, такие особенности есть.
Нужна ли трудовая книжка ИП
Трудовой кодекс Российской Федерации выделяет три вида работодателей, одним из которых является физическое лицо, зарегистрированное в качестве индивидуального предпринимателя. Таким образом, статус индивидуального предпринимателя в трудовых отношениях напрямую вытекает из норм Трудового кодекса. Индивидуальный предприниматель является работодателем, а не работником. Работник — это лицо, состоящее с работодателем в трудовых отношениях (ст. 20 ТК РФ).
Очевидно, что предприниматели не состоят в трудовых отношениях с самими собой. Как следствие, предприниматель не является работником в смысле статьи 20 Трудового кодекса РФ, которая придает этому значение.
Согласно статье 66 Трудового кодекса РФ, работодатель обязан вести трудовые книжки своих работников.
Таким образом, мы приходим к выводу, что индивидуальный предприниматель не ведет трудовую книжку на себя, так как закон не предоставляет ему такой возможности.
Вопрос о способе и регистрации ИП (если это не трудовые книжки) для расчета за прошлые заслуги регулируется законом в области пенсионного обеспечения. Поскольку страховые услуги включают в себя деятельность ИП, основным подтверждением события трудовой деятельности и соответствующей услуги индивидуального предпринимателя является свидетельство о государственной регистрации бизнеса в налоговых органах.
Работа у ИП по трудовой книжке
Индивидуальные предприниматели обязаны вести трудовые книжки своих работников, если это указано в статье 66 Трудового кодекса РФ.
Законодательство (в частности, Положения и Инструкции) не учитывает некоторые аспекты положения предпринимателя в контексте данного вопроса.
Например, пункт 3.1 Инструкции требует отражения в трудовой книжке полного и сокращенного наименования органа.
В данном случае этот пункт следует трактовать применительно к организации, а не к юридическому лицу, то есть к работодателю.
Поэтому регистрация должна осуществляться в соответствии со свидетельством о регистрации в качестве индивидуального предприятия.
Фамилия, имя и фамилия (при наличии) должны быть полными, без сокращений.
Кроме того, следует отметить, что проставление печати не является обязательным требованием для работодателей. Однако правила и директивы в некоторых случаях требуют, чтобы она была проставлена на странице трудовой книжки. Индивидуальные предприниматели, к которым это требование не предъявляется, могут проверить соответствующую регистрацию на своей подписи.
ИП нанимает сотрудника в 2023 году: какие нужны документы
Если индивидуальный предприниматель нанимает работника, он сразу же становится работодателем. Это означает, что к документам и отчетам предъявляются другие требования. В них говорится о том, что оформляется при найме работника.
Трудовой договор
Условия труда, зарплата, график и другие условия сотрудничества должны быть оговорены и определены. Обычно они подписываются в двух экземплярах — один для работника, другой для работодателя.
Чтобы подписать трудовой договор, вам необходимо получить от работника
Кроме того, работодатель имеет право запросить дополнительные документы. Например, дипломы о прохождении обучения, медицинские справки или справки об отсутствии судимости.
Согласно трудовому законодательству, сотрудники могут быть приняты на работу на испытательный срок в три месяца. Для директоров и ключевых бухгалтеров этот срок может быть продлен на шесть месяцев. В этот период вместо двухнедельного предупреждения работник получает меньшее вознаграждение и увольняется на три дня. Однако трудовой договор должен быть заключен.
Если вы принимаете на работу сотрудника без трудового договора, вы можете получить штраф в размере от 5 000 до 10 000 рублей. Штраф увеличивается, если надзорные органы выявят повторное нарушение.
Штатное расписание
Этот документ используется для того, чтобы понять, сколько человек работает в индивидуальном бизнесе и какие задачи они выполняют. Вам не нужно указывать себя в качестве работника. Обычно используют стандартную форму Т-3, как указано.
Штатное расписание — это документ, который необходимо составлять при приеме сотрудника на работу.
Приказ о приеме на работу
С октября 2021 года работодатели не могут оформлять штатное расписание. Достаточно договора на обучение. Если это необходимо, можно или нужно использовать стандартную форму.
Запись в трудовой книжке
Это следует сделать, если у работника есть печатная трудовая книжка и он не написал отказ от нее в пользу электронной. Когда сотрудник только устраивается на работу, вся информация теперь собирается в электронном виде.
Отправка информации в СФР (Социальный фонд России)
Это обязательно для всех сотрудников. На следующий день сведения о трудовой деятельности должны быть отправлены в рамках отчета EFS-1 (подпункт 1 подпункта 1. 1)». «Сведения о (иной) трудовой деятельности»).
Личная карточка
Эта карточка также не является обязательной, и работодатели могут заполнять ее по своему усмотрению. В ней содержится основная информация о сотруднике. Например, имя и данные паспорта. Для этого существует стандартная форма Т-2.
Первая зарплата
Размер зарплаты не должен быть меньше минимального размера оплаты труда. В 2023 году это 16 242 рубля. Региональный прожиточный минимум может быть выше федерального показателя. Тогда ИП следует обратиться в региональный МРОТ.
Читайте статью о минимальных зарплатах в 2023 году.
Отчеты за сотрудников
Индивидуальные предприниматели должны направить отчет сотруднику ФНС.
Остальные отчеты подаются в СФР. В нашей статье вы можете прочитать, когда и как это сделать.
Как индивидуальному предпринимателю принять на работу сотрудника
С уходом с российского рынка ряда транснациональных корпораций у отечественных компаний появилась возможность занять освободившиеся места. Особенно это касается небольших торговых точек, предприятий общественного питания и сферы услуг. Если вы индивидуальный предприниматель, который «поймал волну», то, очевидно, уже чувствуете, что сами не справитесь. Пришло время нанять сотрудника. Найдите инструкцию, как это сделать.
В этой статье:
Ответственность работодателя
Трудовое законодательство Российской Федерации в большей степени направлено на защиту работников, чем на интересы бизнеса. Поэтому важно знать обязанности работодателя и ничего не упустить.
Если Трудовой кодекс (ТК) РФ строг к предпринимателям, то почему работники должны быть официально оформлены? Ответ прост: это незаконно. За нарушения трудового законодательства как для подоходников, так и для бизнесменов, уклоняющихся от обязательных выплат, предусмотрена административная, налоговая и уголовная ответственность.
Нарушения грозят предпринимателю штрафом или тюремным заключением, в зависимости от статьи, по которой ведется преследование.
Есть еще одна причина, по которой целесообразно заключать с работниками договор. В нем прописаны взаимные обязательства. В случае возникновения спора легче определить, насколько правомерны требования одной из сторон.
Договор должен быть оформлен в течение трех дней с момента начала работы сотрудника. Не позднее чем на следующий день после приема на работу необходимо сообщить о трудоустройстве сотрудника в Пенсионный фонд России, направив отчет по форме СЗВ-ТД.
Сколько работников может быть у ИП
Ограничения по количеству работников зависят от выбранного предпринимателем режима налогообложения (УСН) или патентной системы (ПСН).
Работодатели на упрощенном режиме налогообложения имеют не более 100 сотрудников. При упрощенном режиме налогообложения — 15 и менее работников.
В рамках общей системы налогообложения ограничений по количеству сотрудников нет.
Количество сотрудников также важно при расчете предпринимателей с государственной поддержкой. Для персонала очень малых и средних предприятий — не более 15 работников, а для малых и средних предприятий — не более 100 работников.
Какой договор заключить
Работодатели могут заключать с работниками гражданско-правовые договоры или контракты. Это зависит от того, требуется ли работник для временной или постоянной работы.
Трудовой договор подразумевает, что новый сотрудник является членом штата и соблюдает правила внутреннего распорядка. Работодатель разрабатывает его должностную инструкцию, выплачивает зарплату два раза в месяц, удерживает страховые взносы и удерживает подоходный налог в качестве налогового агента. Гарантируется оплата больничного листа и отпускных.
Конкретный перечень и предмет работы, оплата труда и сроки определяются гражданско-правовым договором (SAD). Здесь важен конечный результат. Заказчик не обязан обеспечивать условия выполнения работы и не проверяет график работы исполнителя. Эти отношения регулируются гражданским законодательством.
При закрытии договора ГПХ работодатель не оплачивает праздничные дни. Не оплачиваются временная нетрудоспособность и материнство, не производится отчисление в фонд социального страхования и не оставляется запись в трудовой книжке, если это не предусмотрено отдельно в договоре.
Экономия денег, и не стоит заключать договор GSEE с постоянным сотрудником. Если трудовой инспектор найдет нарушение, вам придется выплатить просроченную задолженность в налоговую службу и фонд социального страхования. Кроме того, Кодекс об административных правонарушениях РФ предусматривает штраф до 20 000 рублей за каждого неправильно оформленного сотрудника.
Оформление документов
Чтобы оформить сотрудника, ему необходимо иметь при себе следующие документы
Таким образом, документы собраны. Пора продолжать регистрацию.
Кому и сколько платить
В соответствии со статьей 136 Трудового кодекса РФ работодатель обязан выплачивать работнику заработную плату каждые две недели.
Страховые взносы должны быть возмещены каждому работнику по договору до 15 числа каждого месяца. Базовые» тарифы взносов следующие 22% от зарплаты — Пенсионный фонд РФ; 5,1% — Фонд обязательного медицинского страхования; 2,9% — Фонд социального страхования (малый и средний бизнес имеет право претендовать на льготные страховые взносы по более низкой ставке). Эти платежи ложатся на плечи работодателя.
Следует отметить, что МСП имеют право применять льготный счет для уплаты страховых взносов по более низким ставкам.
Кроме того, из зарплаты работника ежемесячно вычитается 13% подоходного налога (НДФЛ). Здесь работодатель выступает лишь в качестве посредника между работником и налоговыми органами и перечисляет деньги в региональный бюджет.
Если с работником заключен гражданско-правовой договор, выплаты остаются прежними, за исключением взносов в фонд социального страхования. Они будут осуществляться только в том случае, если это оговорено в письменном виде.
Как сэкономить
В непростые для российских компаний экономические времена многие руководители хотят сэкономить. Для этого есть законный способ — нанять индивидуальных предпринимателей или самозанятых.
Трудовой договор с ними расторгается. Обязанность работодателя — только своевременно оплачивать выполненную работу. Он не обязан платить взносы или удерживать подоходный налог. Индивидуальные предприниматели или самозанятые делают это сами.
Вы можете проверить, действительно ли сотрудник имеет статус Self Employment Income Tax Portal. Это бесплатная услуга, которая помогает убедиться, что созданные чеки действительно отправлены в налоговую инспекцию.
Такая схема работы позволяет включить стоимость договора в другие расходы, уменьшающие налог.
Кроме того, можно заключить договор внешнего поручения. В этом случае функции близкого специалиста выполняет третья компания, которая оплачивает эту услугу. Никаких дополнительных скидок не требуется.
Управлять всеми скидками должен индивидуальный предприниматель. Если в штате нет специально обученных сотрудников для выполнения этой работы, то на первых порах администратор может столкнуться с трудностями.
Один из вариантов решения проблемы — заключить гражданско-правовой договор о передаче услуг специалисту по кадрам и внешнему партнеру.
Следует подчеркнуть, что вышеупомянутая экономия ресурсов может быть достигнута только в рамках одной операции, поскольку трудовые отношения не должны заменяться гражданско-правовыми. Это касается как самозанятости, так и найма индивидуального предпринимателя.