Основная цель посылки заказного письма заключается в передаче важных документов адресату, таких как договоры, счета, акты или претензии. Такие письма характеризуются наличием трек-номера и доставляются лично получателю, который должен подписать или представителю, имеющему доверенность. Зачастую, заказные письма используются для взаимодействия с государственными организациями, судами или Роспатентом.
Заказные письма теперь можно получить и отправить через личный кабинет, что исключает необходимость ходить в почтовое отделение.
Зачем нужно было оцифровывать заказные письма?
Основная цель внедрения электронной подписи (ЭЗП) заключается в увеличении эффективности времени и ресурсов. Переход от использования бумажных заказных писем к электронному формату значительно сократил нагрузку на почтовые отделения: теперь нет необходимости доставлять письмо лично в отделение, так как адресат получает его практически мгновенно.
Государственные органы и организации получают значительные выгоды от использования цифровой почты, поскольку она позволяет сократить расходы на печать и упаковку бумажных писем в конверты. Через платформу ЭЗП все штрафы ГИБДД, постановления Федеральной службы судебных приставов, повестки мировых судей и других органов поступают нашей системе. Благодаря этому, пользователи zakaznoe.pochta.ru и мобильного приложения Почты первыми узнают о штрафах и, соответственно, могут оперативно оплатить их с помощью электронного письма и получить скидку.
Что это даёт отправителю
Совсем недавно только государственные органы и организации могли воспользоваться этой услугой. Однако с начала 2019 года обычным пользователям Почты также стала доступна возможность отправки электронных заказных писем на адреса государственных органов, других физических лиц и организаций прямо из их личного кабинета на сайте zakaznoe.pochta.ru или через мобильное приложение «Почта России».
Не требуется тратить время на печать, походы в отделение или поиск почтового ящика, конвертов и марок. Среднее время доставки электронного заказного письма до получателя составляет всего 3 минуты. Письмо будет храниться в личном аккаунте, где можно отслеживать его маршрут и статус в режиме реального времени с помощью трек-номера.
Таким образом функционирует данная система: отправитель, будь то государственный орган, компания или частное лицо, передает письма в электронном формате в почтовую систему. Если получатель предоставил возможность электронной доставки, то он получит письмо в онлайн режиме, а если нет, то письмо будет доставлено в формате бумажного документа. При этом печать, подготовка и франкирование писем, включая нанесение специальных отметок вместо марок, полностью ложатся на нашу ответственность и входят в стоимость предоставляемых услуг.
Чтобы послать заказное электронное письмо из своего личного аккаунта на zakaznoe.pochta.ru, следует выполнить определенную последовательность действий:
- Авторизуйтесь, чтобы получить доступ к личному кабинету на сайте zakaznoe.pochta.ru.
- Когда вы нажимаете на кнопку «Создать новое письмо», вам предоставляется возможность выбрать получателя — организацию или частное лицо.
- Если вы пишете письмо организации, то необходимо указать ее полное наименование, ФИО представителя, а также ИНН и ОГРН организации.
- Указать информацию о получателе и отправителе;Введите данные о получателе и отправителе;Укажите адрес получателя и отправителя;Заполните поля с адресами получателя и отправителя;Необходимо внести данные о получателе и отправителе;При необходимости, введите адрес получателя и отправителя.
- Вы можете загрузить PDF-документ, который не превышает 5 страниц и имеет размер до 1 МБ. Этот файл может содержать как текстовую информацию, так и графические изображения или фотографии.
- Нажать кнопку «Внести платеж и отправить».
Оформление электронной заявки представляет собой следующую процедуру.
Что это даёт получателю
Если вы согласитесь на получение юридически значимых писем от государственных органов и организаций в электронном виде, то благодаря этому вы сможете получать письма даже при изменении места жительства и отвечать на них из личного кабинета. Для этого нужно дать свое согласие на одной из следующих площадок.
- можно оформить заказ на почту и ожидать доставку своих товаров
- можно отправлять и получать электронные письма, отслеживать статусы отправлений и оплачивать услуги доставки.
- доступна широкая гамма государственных услуг, предоставляемых государственными органами и организациями.
Чтобы быть в курсе о поступлении новых заказных писем, есть возможность получать оповещения различными способами: по электронной почте, СМС и через push-уведомления. Чтобы воспользоваться этой функцией, необходимо указать в настройках личного кабинета свой номер мобильного телефона и адрес электронной почты.
Вы всегда можете прекратить пользоваться данной услугой, и в таком случае заказанные письма будут снова доставляться в традиционном бумажном формате.
Сколько стоит отправка и получение ЭЗП
Доступ к сервису и возможность получать почту предоставляются бесплатно – достаточно лишь пройти регистрацию и дать согласие на получение корреспонденции в электронном формате. Если же вам понадобится отправить заказное письмо, стоимость его доставки составит 60 рублей.
Это точно надежно?
Не нужно волноваться — все функционирует оперативно, надежно, и посылаемые данной методикой электронные письма обладают юридической значимостью. Письма с уведомлением о вручении отличаются от обычных тем, что их получатель официально подтверждает факт получения информации.
В случае использования бумажных заказных писем для подтверждения доставки, имеются два статуса: «доставлено для вручения в отделение» и «вручено». В электронной системе соответствующие статусы — «доставлено для вручения электронно» и «вручено». Для электронных писем статус вручения устанавливается в момент, когда пользователь входит в свой личный кабинет. Если вы вошли в личный кабинет, значит, получили письмо. Ваш личный кабинет на веб-сайте zakaznoe.pochta.ru или в мобильном приложении является аналогом почтового ящика.
Сейчас речь пойдет о безопасности. Письма, присылаемые нам от клиентов-отправителей, подписываются повышенно квалифицированной подписью. Это позволяет нам гарантировать, что в них не было внесено никаких изменений и что сообщение было создано именно тем, кто его отправил.
Для обеспечения соблюдения требований Федерального закона «О персональных данных», ЭЗП передаются через защищенные каналы передачи информации. Почта России гарантирует конфиденциальность переписки в соответствии со статьей 63 Федерального закона о тайне связи (126-ФЗ). Уведомления о получении письма клиенты получают на выбранной ими платформе и способом подключения.
Как Электронные заказные письма используются в бизнесе
Большие компании в сфере юриспруденции активно внедряют свои информационные системы в систему электронной подписи (ЭЗП) и отправляют письма в электронном виде, что значительно сокращает затраты бюджета на доставку.
Если вам требуется отправить большое количество сообщений своим клиентам, то вы можете легко загрузить файл с письмами в вашу личную учетную запись, а служба Почта возьмет на себя отправку. Получателям электронных писем они будут доставлены в личный кабинет, а письма на бумаге будут распечатаны, упакованы и доставлены в реальном режиме.
Бизнес имеет возможность не только отправлять электронные письма, но и получать их. Например, крупные компании, занимающиеся логистикой и автобизнесом, ежедневно получают значительное количество писем от ГИБДД. Если представить все эти письма в формате бумаги, то это означало бы необходимость печати, доставки и открытия каждого письма, а затем внесение данных в систему. Однако благодаря интеграции с ЭЗП, такой объем писем может быть принят и обработан в электронном виде, что является гораздо более простым и удобным.
За счет оперативной доставки таких писем, компании имеют возможность оплачивать штрафы со скидкой, своевременно оспаривать протоколы о нарушениях, если они не признают свою вину, а также сохранять копии заявленных писем.
Статистика использования
Только в 2018 году услугой можно было воспользоваться лишь в пяти регионах, а уже в 2019 году ее охват расширился до 46 районов. И на сегодняшний день — 1 марта 2020 года — электронные заказные письма доступны в 58 различных местах.
За предыдущий год количество электронных посылок увеличилось на 48%, достигнув 74 миллионов, по сравнению с предыдущими 50 миллионами. С помощью подключения к сервису ЭЗП, люди имеют возможность отправлять и получать важные юридические документы даже из самых отдаленных уголков нашей страны.
Карта, показывающая географическое распределение обслуживания электронных писем по всему миру.
Найти информацию о доступности получения ЭЗП в различных регионах можно на официальном сайте zakaznoe.pochta.ru/limits-alert. В случае, если ваш регион отсутствует в списке, вы можете оставить заявку на получение уведомления о возможности подключения данной услуги.
Для того чтобы получать электронные письма сразу же, как только кто-то из отправителей в вашем районе подключится к сервису, вам нужно активировать функцию электронной доставки в своем личном кабинете на сайте zakaznoe.pochta.ru, Госуслугах или в мобильном приложении Почты России.
Электронное заказное письмо: что это и как его отправить через Почту России
Электронное заказное письмо: что это и как его отправить через Почту России
Заказное письмо представляет собой посылку, которая имеет особую значимость. Оно применяется для передачи официальных уведомлений, счетов, претензий и прочих документов. С помощью номера можно отследить маршрут доставки, и само письмо может быть вручено адресату лично или через доверенное лицо. Почтовая служба обеспечивает надежность доставки данного отправления.
- Что это представляет собой
- Как можно зарегистрироваться в системе?
- Знание, которое необходимо усвоить
Теперь не теряйте из виду важные письма, которые отправляются по почте.
Что это такое
Одна из наиболее популярных услуг, предоставляемых «Почтой России», — заказное письмо. Оно может быть отправлено довольно легко, хотя на это требуется некоторое время и небольшая финансовая затрата: необходимо приобрести конверт, оформить отправку и оплатить ее. Иногда, чтобы получить письмо, приходится посетить почтовое отделение лично.
Электронное письмо с подтверждением доставки — современный эквивалент традиционной почты на бумаге.
Новый сервис позволяет сократить весь этот процесс до нескольких простых кликов. Теперь отправка важных уведомлений или документов в электронном формате стала возможной. Нет необходимости тратить время на печать документов, посещение почтового отделения, покупку марок, соответствующих стоимости доставки, и наклеивание их на конверт. Таким образом, вы экономите не только свое время, но и время получателя, поскольку доставка занимает всего несколько минут.
К слову, раньше услуга имела возможность использоваться только юридическими организациями и государственными учреждениями. Однако, начиная с 2019 года, каждый индивидуальный человек теперь может воспользоваться данной цифровой формой. Если вы не были проинформированы об этом, мы расскажем вам все подробности.
Как зарегистрироваться
У владельцев аккаунта на Госуслугах есть возможность отправлять или получать электронные заказные письма (ЭЗП) через «Почту России». Если вы еще не зарегистрированы в системе и не имеете личного кабинета (ЛК) на Госуслугах, то вам необходимо его создать.
Если у вас уже имеется Личный кабинет, вы сможете немедленно настроить сервис отправки заказных писем в электронном формате.
Вот небольшое руководство:
- Войдите в личный профиль на Госуслугах.
- Откройте вкладку «Параметры».
- Выберите вкладку «Организация доставки писем через интернет» и кликните на кнопку «Настройки».
Готово, но где теперь найти важные письма, которые вам отправили? Они будут поступать в ваш личный кабинет на специализированном веб-сайте. Для доступа к нему:
- Зайдите на веб-сайт по адресу https://zakaznoe.pochta.ru.
- Для вступления в соединение, воспользуйтесь функцией «Присоединиться через Госуслуги».
- Сделайте выбор в пользу «Личности».
Данным вариантом пользуются не только отдельные лица, но и индивидуальные предприниматели.
- Пожалуйста, выполните вход на сайте Госуслуг с использованием своего логина и пароля.
После этого ваши данные будут автоматически синхронизированы. Вы сможете в любое время просматривать полученные и отправленные сообщения, а также создавать новые.
Всего через немного времени можно пройти быструю процедуру регистрации, которая осуществляется автоматически.
Использование сервиса абсолютно бесплатно.
Знание, которое необходимо усвоить
Переключаясь на электронную почту от «Почты России», важно учесть несколько факторов:
- Для успешного использования онлайн-сервиса необходимо, чтобы и отправитель, и получатель были подключены к нему. В противном случае ничего не произойдет.
- Вы больше не получите бумажные конверты, однако у вас всегда будет возможность вернуться к предыдущему формату.
- Если возникают проблемы, рекомендуется проверить доступность услуги в вашем местоположении по списку.
Как отправить
Это задача достаточно простая. Для ее решения необходимо выполнить набор последовательных действий:
- Пожалуйста, посетите свою персональную страницу на веб-сайте https://zakaznoe.pochta.ru/.
- Нажмите на кнопку «Создать новое письмо» и затем выберите получателя: «Физическое лицо» или «Юридическое лицо».
- Пожалуйста, предоставьте информацию о получателе: полное имя физического лица либо наименование юридического лица (включая ИНН или ОГРН).
- Укажите, пожалуйста, данные о месте назначения и отправителе.
- Приготовьте ваши файлы в формате PDF для загрузки. Рекомендуется заранее подготовить их. Условия: размер каждого файла не превышает 1 мегабайт, файлы могут содержать только фотографии, текст или другие изображения. Вы можете прикрепить максимум 5 файлов к одному письму.
- Убедитесь, что все данные указаны верно, а затем нажмите кнопку «Совершить оплату и отправить».
Цена одного ЭЗП составляет 60 рублей.
Использование электронного формата не только экономит ваше время, но также облегчает работу сотрудникам почтового отделения.
К слову, возможно отправить электронное письмо в интернете не только через веб-сайт, а также при помощи мобильного приложения «Почты России».
Почему вам это пригодится
- Быстрая передача и доставка значимых писем.
- Получайте дополнительные сообщения о свежих электронных письмах путем отправки SMS или электронной почты.
- Электронные отправления в правовом смысле имеют такую же силу, что и традиционные бумажные.
- Непрерывный доступ к принимаемым и отправляемым сообщениям.
- Даже после переезда мы гарантируем надежную доставку.
- Отправка бумажного конверта массой до 20 г без учета НДС обходится дешевле, нежели использование традиционного метода доставки (стоимость составляет 67 рублей).
Воспользовавшись Электронной цифровой подписью, вы существенно сократите временные затраты и не будете беспокоиться о возможности потери важного письма.
Информация о стоимости является актуальной в момент написания данной публикации.