Современные технологии охватывают различные сферы нашей жизни. Когда-то сотрудники должны были приносить бумажные листки с информацией о временной нетрудоспособности, а работодатели заполняли свою часть документов черной пастой. Теперь все изменилось: больничные выдаются и заполняются только в электронном виде на компьютере. Однако, не все до конца разобрались, где искать электронный больничный лист (ЭЛН) и что делать с ним после получения.
Когда и кому оформляют ЭЛН
Каждый работник имеет право отсутствовать на работе из-за болезни или в связи с отпуском по уходу за ребенком. Для этого необходимо обратиться к врачу и получить документ, подтверждающий основание отсутствия. В данном случае предусмотрен электронный больничный лист, который выдается медицинским работником.
Электронный документ является полной заменой бумажной версии, но он не имеет физической формы. В 2025 году электронный больничный не выдается работнику в руки, а напрямую передается в СФР для оплаты. Однако, в случае необходимости предъявления работодателю, больной человек имеет право запросить бумажную выписку.
В список лиц, для которых электронный больничный лист не применим, включены только незначительная часть населения.
- Личности, информация о которых является государственной тайной.
- Люди, которые имеют право на государственную защиту.
Распространенные наниматели не сталкиваются с такими обстоятельствами, поэтому они вынуждены освободить с трудовых обязанностей сотрудника, который заболел, предоставив ему электронную больничную лист.
Наряду с персоналом, обладающим официальным статусом, заболеть могут и физические лица, выполняющие работы или предоставляющие услуги по гражданско-правовому договору. Они также имеют право на получение компенсаций в период болезни, однако существуют отличия в условиях получения таких выплат.
В данной ситуации работодатель также покроет расходы на первые три дня заболевания, при условии, что:
- Время действия контракта совпадает с открытием медицинского учреждения.
- В прошлом году были оплачены страховые взносы за нетрудоспособность, беременность и роды для физического лица. Сумма данных взносов соответствовала полной стоимости годового страхового полиса. Расчет суммы производится на основе минимального размера оплаты труда (МРОТ), установленного на год оплаты взносов. На 2023 год стоимость годового страхования составляет 5652,22.
Если в течение предыдущего года лицо, которое трудится по основе гражданского права, не вносило страховые взносы, то оно не может рассчитывать на получение пособия по электронному листку временной нетрудоспособности.
Электронный больничный: где посмотреть
Работодателям и медицинским учреждениям предписывается присоединиться к электронному документообороту Социального фонда в связи с внедрением электронных листков нетрудоспособности. Такая мера открывает новые перспективы:
- Сведения о начале и окончании использования электронного больничного листа врачебными учреждениями следует направлять непосредственно в Систему Федерального Регистра Электронных Больничных Листов.
- Для составления кадровых документов и расчета первых трех дней больничного работодателю требуется получить соответствующую информацию.
После внесения нового электронного листка нетрудоспособности (ЭЛН) в базу Системы Федерального Регистра (СФР), представитель медицинского учреждения информирует работодателя о данном случае. Работодатель, в свою очередь, принимает необходимые меры в сфере кадрового делопроизводства.
Однако, дело не ограничивается лишь работодателями, поскольку сами сотрудники имеют возможность просмотреть медицинский лист онлайн, посетив портал Госуслуг.
Для доступа к информации о ЭЛН следует обладать аккаунтом и знать идентификационный номер больничного листа. В случае предоставления указанных данных, будет возможность просмотра соответствующего документа.
Существует также альтернативный способ получения данных о открытом больничном листе: вход в личный кабинет на портале СФР с помощью учетных данных Госуслуг.
Какие уведомления рассылает СФР
С момента активации электронного бланка временной нетрудоспособности до момента финансового вознаграждения по нему, Социальный фонд направляет несколько уникальных типов уведомлений.
В сообщении будет отражена информация о медицинском учреждении, где был оформлен электронный лист нетрудоспособности, ФИО лечащего врача, номер документа и срок, на который оформлен больничный.
Когда работодатель получает документ, он осуществляет выплату за первые три дня труда, если эта выплата не относится к категории, за которую полностью отвечает СФР.
Коммуникация с Социальным фондом для работодателя возникает в процессе подключения к ЭДО, а выбор способа получения информации остается на усмотрение сотрудника: через Госуслуги или личный кабинет СФР.
Обязанности работодателя в отношении больничных выплат
- Теперь предусматривается возможность выплаты и оплаты первых трех дней, когда сотрудник находится на больничном. Кроме того, внесены изменения, касающиеся выплат физическим лицам, работающим по договору гражданско-правового характера.
- Для передачи данных о новом сотруднике или об изменении его персональных данных необходимо заполнить и отправить форму ЕФС-1 в Социальный фонд.
- Не пренебрегать обращениями, полученными от Социального фонда, связанными с расчетом пособия и предоставлением недостающей информации.
- Если работодатель виноват в возникновении излишне выплаченной суммы пособия, он обязан возместить эту сумму в фонд.
Порядок начисления пособия по ЭЛН
Электронная справка о нетрудоспособности выдается, если человек обратился в медицинское учреждение по одной из следующих причин:
- Болезнь
- Травма
- Забота о ребенке, страдающем от болезни
- Как получить материнский капитал при наступлении беременности и родов?
Социальный фонд осуществляет выдачу вознаграждений автоматически, то есть, они перечисляются без необходимости подачи заявления от получателя временной нетрудоспособности. Для Социального фонда достаточно наличия информации о больничном листе в их базе данных.
Схема работы с электронным больничным листом
Когда человек становится больным (или уходит за ребенком или получает пособие), ЭЛН открывается. Если врач считает необходимым освободить пациента от работы, он заполняет ЭЛН. Медицинское учреждение передает информацию в СФР.
После этого возникает система взаимодействия между работодателем и СФР. Информация обменивается между ними. Когда больничный лист заканчивается, работодатель выплачивает компенсацию за первые три дня и предоставляет данные о трудовом стаже и заработке сотрудника.
Уведомление от СФР поступило в компанию «Лабиринт», о прекращении действия электронного больничного листа для М.И. Сафронова, который работает в качестве менеджера по трудовому договору. Данный электронный лист был открыт 1 марта и закрыт 14 марта 2025 года. Согласно условиям трудового договора, работодатель обязан оплатить первые три дня болезни, учитывая данные за 2022-2023 годы.
За последние два года Сафронов М.И. заработал сумму в размере 730 000 рублей. Бухгалтер провел необходимые вычисления:
Если вы возьмете количество 730 000 рублей и разделите его на 730, то получите 1000 рублей. Если умножите эту сумму на количество дней больничного, которое равно 3, то получите общую сумму в размере 3 000 рублей.
Сумма в размере 390 рублей была вычтена в виде НДФЛ. Оставшиеся 2 610 рублей были выплачены наличными.
Схема работы с декретными выплатами
- СФР будет полностью возмещено благодаря данному пособию.
- Независимо от наличия права на отпуск, работница имеет возможность продолжить занятия трудовой деятельностью.
Какие изменения при расчете электронного больничного нужно учесть в 2025 году
При рассчете суммы выплаты по больничному обеспечению, работодатель обязан сопоставить фактически начисленную сумму с максимальным и минимальным размерами пособия по болезни, учитываемыми за соответствующие годы, на которые предоставляются данные для расчета.
- Наименьшая сумма страхового года была следующей: за 2022 год — 1 032,0 тыс. рублей, а за 2023 год — 1 917,0 тыс. рублей.
- Минимальная сумма выплаты, принимаемая во внимание при оформлении больничного, определяется как сумма, исчисленная на основе минимального размера оплаты труда, установленного в год оформления. В текущем 2025 году этот размер составляет 19 242 рубля.
Сотрудник бухгалтерии компании «Лабиринт» получил сообщение о завершении временного нетрудоспособного состояния Петрова П.Ю. Больничный лист был выдан на период с 3 по 9 марта.
В течение первых трех дней заболевания компенсацию заработной платы производит работодатель. Общий доход, учитываемый при расчете электронного листка нетрудоспособности, составил 320 200 рублей за период 2022-2023 года.
Для того, чтобы правильно рассчитать размер пособия, необходимо провести сравнение полученной суммы с расчетной, исходя из минимального размера оплаты труда.
При вычислении 19 242 * 24/730 мы получаем сумму в размере 632,61 рубля. Это значение превышает рассчитанную по фактическому заработку Петрова П.Ю, и потому ему необходимо доплатить до минимальной заработной платы.
Сумма, которую Петров П.Ю. получит в виде больничного пособия, будет равна 1897,83 рублей, поскольку размер пособия составляет 632,61 рубля и умножается на 3. Необходимо учесть вычет НДФЛ, а остальную сумму перечислить Петрову П.Ю.
Контроль Социального фонда за выплатой по электронным больничным
Социальный фонд несет ответственность за проверку достоверности информации о выплатах больничных. Если сумма выплаты будет ниже установленной законодательством, это приведет к нарушению гражданских прав работника.
Когда возникает ситуация переплаты, это означает, что из государственных средств выплачено больше, чем следовало. В таких случаях ответственность лежит на том лице, которое вызвало переплату или недоплату. Это может быть сотрудник организации, но чаще всего это работодатель. Если он виновен в неправильном расчете, то ему будет назначен штраф в качестве наказания.
- За каждую отсутствующую информацию будет взиматься штраф в размере 200 рублей за каждый непредоставленный документ.
- При передаче информации, которая не является достоверной, взымается штраф в размере 20% от общей суммы, но не менее 1,000 рублей.
- Если информация будет предоставлена с опозданием, штраф составит 5 тысяч рублей.
Для взаимодействия с ЭЛН необходимо использовать ЭДО, поэтому все запросы требуют отправки ответов в электронном формате.
Бухгалтерские проводки при оплате больничного
Материал, представленный в данной публикации, охраняется авторским правом и запрещено его воспроизведение в СМИ и других информационных ресурсах. Редакция интернет-портала «Бухгуру» активно проверяет случаи незаконного копирования контента.