Органы персонифицированного учета являются учреждениями, которые осуществляют сбор, хранение и обработку информации о налоговых и социальных платежах граждан и организаций. Это важная функциональная составляющая государственной системы управления налоговыми и социальными отношениями в Российской Федерации.
Органы персонифицированного учета имеют доступ к персональным данным налогоплательщиков и ведут документацию, связанную с начислением и уплатой налогов и сборов, а также с предоставлением социальных выплат. Они осуществляют контроль за исполнением налоговых и социально-страховых обязательств.
Инструкция о персонифицированном учете № 256н: основные правила и порядок
Инструкция о персонифицированном учете № 256н устанавливает важные правила и порядок ведения системы индивидуального персонифицированного учета. Рассмотрим основные положения данной Инструкции.
Порядок регистрации в системе индивидуального персонифицированного учета
- В системе персонифицированного учета должны быть зарегистрированы все граждане РФ, иностранные граждане и лица без гражданства, находящиеся в России.
- Работник считается зарегистрированным, если ему открыт индивидуальный лицевой счет в системе персонифицированного учета.
- Дата открытия индивидуального лицевого счета считается датой регистрации работника.
Порядок представления работодателями и сроки приема Фондом отчетности
Инструкция устанавливает порядок представления работодателями отчетности Фонду социального страхования. Работодатели должны представлять отчетность в установленные сроки, которые определяются соответствующими нормативными актами.
Порядок контроля за достоверностью сведений, представленных работодателями
Фонд социального страхования осуществляет контроль за достоверностью сведений, предоставленных работодателями. В рамках данного контроля могут проводиться проверки и ревизии, а также требоваться предоставление дополнительных документов и сведений.
Порядок хранения и уничтожения документов с данными персонифицированного учета
Документы, содержащие данные персонифицированного учета, должны храниться в соответствии с установленным порядком. После истечения срока их хранения они подлежат уничтожению с соблюдением соответствующих правил и нормативных требований.
Ответственность за нарушением сроков сдачи отчетности
Нарушение сроков сдачи отчетности в Фонд индивидуальных сведений о каждом работнике или подача неполных и/или недостоверных сведений, а также несоблюдение порядка представления индивидуальных сведений в форме электронных документов может повлечь за собой ответственность в соответствии с Федеральным законом от 1 апреля 1996 года № 27-ФЗ.
Статья 17 данного Федерального закона устанавливает ответственность за нарушение порядка и сроков отчетности. Особую ответственность несут директора компаний.
Ответственность директоров компаний
Директора компаний, нарушающие сроки подачи отчетности в Фонд индивидуальных сведений или представляющие неполные и/или недостоверные сведения, несут административную ответственность в соответствии с Кодексом Российской Федерации об административных правонарушениях (КоАП).
Правила представления отчетности
Правила представления отчетности в Фонд индивидуальных сведений о каждом работнике должны быть соблюдены в точности и в срок. Это важно для обеспечения достоверности информации о трудовой деятельности работников и предоставления социальных гарантий.
Санкции за нарушение
За нарушение сроков и порядка подачи отчетности могут быть применены следующие санкции:
- Предупреждение;
- Штраф в соответствии с КоАП;
- Прекращение деятельности компании;
- Лишение права занимать должности в организации в течение определенного времени.
Директора компаний обязаны соблюдать сроки и порядок подачи отчетности в Фонд индивидуальных сведений о каждом работнике. В случае нарушения они несут ответственность в соответствии с КоАП. Соблюдение правил представления отчетности важно для обеспечения честности и достоверности информации о трудовой деятельности работников.
Если сведения о работнике недостоверны или не полные
Фонд социального страхования Российской Федерации несет ответственность за контроль полноты и достоверности сведений, представленных работодателем. Если в предоставленных индивидуальных сведениях будут обнаружены ошибки или расхождения с уже имеющимися данными у Фонда, а также если они не соответствуют установленным формам и форматам отчетности, работодателю будет отправлено уведомление об устранении недочетов в течение пяти рабочих дней.
Уведомление может быть направлено работодателю несколькими способами:
- отправлено курьером для выдачи лично под расписку;
- отправлено по почте заказным письмом;
- выслано в электронном виде по телекоммуникационной связи (ТКС).
Если уведомление отправляется заказным письмом по почте, датой вручения считается шестой день, начиная с даты отправления заказного письма. А уведомление, отправленное в электронном виде по ТКС, считается полученным в дату, которая подтверждена оператором электронного документооборота (ЭДО). Уведомление, переданное через личный кабинет, считается врученным в день его размещения в личном кабинете.
Сведения, содержащие ошибки и несоответствия, а также не соответствующие установленным формам и форматам, не вносятся в индивидуальные лицевые счета работников. В случае обнаружения ошибок или неточностей, работодатель обязан исправить их в течение пяти рабочих дней и представить уточненные индивидуальные сведения. Если работодатель уложится в установленный срок, финансовые санкции не применяются. Также, если ошибки будут обнаружены и исправлены работодателем самостоятельно до выявления Фондом, финансовые санкции также не применяются.
Почему могут отказать в регистрации
Фонд выносит решение об отказе в регистрации, если в системе уже есть зарегистрированное лицо с аналогичными анкетными данными. Это мера предосторожности, чтобы избежать дублирования информации и ошибок при подаче отчетности.
Если данные в системе неверны или устарели, фонд также может отказать в регистрации. Для изменения своих данных в системе персонифицированного учета необходимо подать заявление об изменении анкетных данных. Фонд обязуется произвести корректировку сведений в течение пяти рабочих дней со дня получения всех необходимых сведений от госорганов.
Отчетность перед фондом
Порядок и сроки подачи сведений для индивидуального персонифицированного учета имеют свои особенности:
- Сведения для индивидуального персонифицированного учета должны представлять все работодатели, которые выплачивают зарплату или иное вознаграждение за труд, а также выступают в роли страхователей на основании Федеральных законов.
- Граждане, которые самостоятельно платят дополнительные страховые взносы на накопительную пенсию, также должны предоставить сведения для индивидуального персонифицированного учета.
- Государственные и муниципальные учреждения также обязаны представлять сведения в соответствии с законодательством.
- Федеральные органы власти также включены в список обязанных представлять отчетность перед фондом.
Форма отчетности
Отчетность сдается в фонд по форме ЕФС-1. В этой форме отражаются сведения о дополнительных страховых взносах на накопительную пенсию и уплаченных взносах. Форма ЕФС-1 является единой для всех работников и включает:
- Работающих по трудовым договорам;
- Исполнителей по договорам гражданско-правового характера, которые заключаются на выполнение работ или оказание услуг;
- Заключивших договоры авторского заказа;
- А также договоры об отчуждении исключительного права на произведения.
Для формирования индивидуальных сведений используются приказы, документы кадрового учета, договоры и данные бухгалтерского учета.
Те граждане, которые самостоятельно платят дополнительные взносы на накопительную пенсию, имеют право представить в Фонд копию документа, подтверждающего уплату дополнительных страховых взносов за истекший квартал с отметками банка исполнении, или направить этот документ электронно.
Как проходит регистрация в системе индивидуального персонифицированного учета?
Регистрация в системе индивидуального персонифицированного учета TEXT осуществляется территориальным отделением Фонда. Для этого необходимо предоставить следующие документы и сведения:
- Анкета работника;
- Свидетельство о рождении;
- Сведения, поступающие в Фонд от МФЦ;
- Сведения об иностранных гражданах и лицах без гражданства, поступающих из информационной системы «Единая система идентификации и аутентификации».
Работник или его представитель может представить анкету для регистрации:
- Лично;
- Через своего работодателя;
- Через МФЦ.
При подаче в Фонд сведений о самом себе, необходимо иметь при себе паспорт или иной документ, удостоверяющий личность. Если анкету сдает представитель, он должен иметь при себе документ, удостоверяющий личность, и доверенность, подтверждающую его полномочия.
Если в системе персонифицированного учета регистрируется самозанятый, который самостоятельно платит страховые взносы за себя, его включают в отдельный реестр, который также ведет Фонд.
Чем подтвердить регистрацию в системе индивидуального персонифицированного учета?
Все зарегистрированные в системе персонифицированного учета получают уведомление о регистрации (СНИЛС). Официально этот документ называется Уведомление о регистрации и содержит номер индивидуального лицевого счета.
СНИЛС – уникальный номер индивидуального лицевого счета, используемый для обработки сведений о физическом лице в системе индивидуального персонифицированного учета, а также как идентификатор сведений о физическом лице при предоставлении государственных и муниципальных услуг.
В случае утраты своего уведомления о регистрации, работник может обратиться в Фонд с заявлением о выдаче нового документа. Сделать это можно:
- Лично посетив Фонд;
- Обратившись в МФЦ;
- Через компанию, в которой работаете;
- Через представителя, которому нужно выдать доверенность;
- Через сайт Госуслуг.
Если заявление о выдаче документа либо изменении анкетных данных работника в Фонд подает работодатель по ТКС, электронный документ должен быть подписан усиленной квалифицированной электронной подписью. Фонд рассматривает заявление в течение пяти рабочих дней.
Когда организации обязаны зарегистрировать работника в системе персонифицированного учета?
Работник может зарегистрироваться через своего работодателя. При приеме работника в штат или на момент заключения с ним договора гражданско-правового характера, компания должна попросить у него СНИЛС (уведомление о регистрации) официально.
Если новый работник не зарегистрирован в Фонде, компания обязана подать в Фонд анкету на регистрацию не позднее рабочего дня, следующего за днем приема на работу или заключения договора. Анкета зарегистрированного лица должна быть заверена личной подписью работника. В случае невозможности работника подписать анкету лично, компания указывает эту причину в анкете и заверяет ее своей подписью.
Анкету можно подать в электронном формате по каналам ТКС либо через личный кабинет компании на сайте Фонда. В таком случае, ее необходимо заверить усиленной квалифицированной электронной подписью. Перед регистрацией в системе, Фонд проверяет данные анкеты со сведениями из государственных органов.
Регистрация в системе персонифицированного учета проходит в течение пяти рабочих дней после получения Фондом анкеты и всех необходимых сведений из государственных органов, которые поступают в Фонд по межведомственному обмену.
Как сведения заносятся на лицевые счета работников?
Органы персонифицированного учета в Российской Федерации имеют ряд обязательств по обработке и внесению информации на лицевые счета работников. В соответствии с законодательством:
- Сведения о трудовой деятельности, заключении или прекращении договора гражданско-правового характера должны быть получены органами персонифицированного учета от работодателя в течение трех рабочих дней и внесены на лицевые счета.
- Сведения о начисленных страховых взносах, полученные от ФНС, должны быть внесены на лицевые счета работников в течение месяца со дня их получения.
- Сведения об уплате дополнительных страховых взносов на накопительную пенсию должны быть внесены на лицевые счета работников в течение трех месяцев со дня получения.
- Сведения о периодах работы, включаемых в стаж для досрочной пенсии или повышения фиксированной выплаты к пенсии, должны быть получены от работодателя и внесены на лицевые счета в течение месяца со дня получения.
- Сведения о физических лицах, самостоятельно уплачивающих страховые взносы по обязательному пенсионному страхованию, должны быть внесены на лицевые счета до 1 марта года, следующего за истекшим календарным годом.
Таким образом, информация о трудовой деятельности, страховых взносах и других данных работников должна быть получена и обработана органами персонифицированного учета в установленные законом сроки, чтобы обеспечить точность и полноту информации на лицевых счетах работников.
Порядок хранения и уничтожения документов, содержащих сведения персучета
Индивидуальный лицевой счет ведется Фондом социального страхования в течение жизни работника. Этот счет содержит важные сведения о трудовой деятельности человека и состоит из различных документов. После смерти работника, информация, содержащаяся в его индивидуальном лицевом счете, должна храниться определенное время.
Хранение сведений в течение срока, предусмотренного порядком
После смерти работника, сведения, содержащиеся в его индивидуальном лицевом счете, должны храниться в соответствии с установленным порядком. Порядок хранения пенсионных дел определен законодательством и регламентирует сроки и условия хранения документов.
- Согласно действующему законодательству, информация, содержащаяся в индивидуальном лицевом счете пенсионера, должна храниться в течение 75 лет.
- Для лиц, ранее работавших в государственных органах или органах местного самоуправления, срок хранения может быть увеличен до 100 лет.
Уничтожение документов после истечения срока хранения
После истечения установленного срока хранения, документы, содержащие сведения персучета, подлежат уничтожению. Данный процесс должен осуществляться в соответствии с установленными правилами и требованиями к утилизации конфиденциальных данных.
Порядок уничтожения документов персучета может включать следующие этапы:
- Организация процесса уничтожения, включая выделение специальных помещений и оборудования для уничтожения бумажных документов.
- Составление перечня документов, подлежащих уничтожению, и их проверка соответствующими органами.
- Процесс уничтожения документов, который может быть выполнен с использованием специальных устройств для измельчения бумаги или иных методов.
- Оформление акта уничтожения, в котором фиксируются все детали процесса уничтожения и участвующие лица.
Важно отметить, что уничтожение документов должно быть осуществлено с соблюдением всех требований закона и в целях предотвращения утечки конфиденциальных данных работника.
Как сдавать Индивидуальные сведения о работниках в Фонд
Для отчетности перед Фондом TEXT об индивидуальных сведениях о работниках есть несколько способов.
Вы можете отчитаться перед фондом:
- на бумаге, передав отчет лично в отделение фонда или отправив его по почте;
- в форме электронного документа через оператора ЭДО либо через кабинет на сайте фонда или Госулуг.
Если вы сдаёте отчет на бумаге, обязательно заверьте его подписью руководителя и печатью организации, если таковая имеется. Датой подачи индивидуальных сведений на бумаге считается либо дата фактического представления отчета в фонд, если вы сдаете его лично, либо дата отправки по почте согласно почтовому штемпелю.
Если же вы предпочитаете сдавать отчетность в электронной форме, она должна быть подписана усиленной квалифицированной электронной подписью. Датой сдачи сведений в электронной форме считается дата их отправки по ТКС в адрес Фонда, подтвержденная оператором ЭДО или отделением Фонда. Если вы предпочитаете сдавать через личный кабинет, датой подачи считается дата их регистрации, сформированная в личном кабинете.
При приеме отчетности в бумажном формате на бланках должна быть поставлена отметка о приеме. Прием электронной отчетности фиксируется электронным подтверждением от фонда.