При заказе на отпуск директора предприятия, возникает необходимость временно передать его обязанности кому-либо из сотрудников. В этом случае составляется приказ о возложении обязанностей директора на время его отсутствия. Такой документ является формальным актом, устанавливающим правила и распределение ответственности внутри организации на время отпуска директора.
Причины для замещения персонала
Поводом для замены кого-либо из персонала могут послужить самые разные обстоятельства. Наиболее распространенные:
- Уход одного из сотрудников на больничный;
- Уход в декретный или плановый обычный отпуск;
- Отъезд в командировку и т.п.
Следует отметить, что не всегда в таких случаях назначается временный заместитель. Обычно это требуется, когда отсутствие длится более трех рабочих дней или тогда, когда обязанности работника настолько значимы, что без них нормальная текущая деятельность фирмы невозможна.
Когда нужно перепоручить чужие обязанности
Приказ о возложении обязанностей на время отпуска оформляется в случае, если сотрудник, ответственный за определенные трудовые функции, уходит в законный отпуск и его обязанности нужно заменить.
Виды отпусков
Трудовой кодекс предусматривает различные виды отпусков: основной, дополнительный, учебный, декретный и отпуск по уходу за ребенком. Каждый из них имеет свои особенности и требует соответствующего решения в отношении перепоручения обязанностей.
Примеры ситуаций, требующих приказа на замещение
- Кратковременное отсутствие сотрудника в отпуске без сохранения зарплаты не требует автоматического приказа на замещение его обязанностей.
- Если сотрудник уходит в декретный отпуск и планирует отсутствовать на протяжении длительного периода, в течение которого его обязанности должны быть исполнены, то необходимо найти замену.
Принятие сотрудника для замещения обязанностей
Для замещения обязанностей работника на время его отсутствия можно принять на работу человека по трудовому договору. В этом случае приказ о возложении обязанностей заменяется приказом о приеме на работу.
Замещающий сотрудник может быть переведен с другого места работы или принят на условиях внешнего или внутреннего совмещения. Если эти способы неприменимы, например, в случае кратковременного отсутствия работника в связи с отпуском, оформляется приказ о возложении обязанностей на другого сотрудника.
Оформить временный перевод, чтобы на период ежегодного отпуска работника возложить его обязанности на другого работника, можно воспользовавшись Готовым решением от К+. Получите бесплатный пробный доступ и оформите замещение.
Оформление приказа о замещении
Приказ о возложении обязанностей на время отпуска не имеет фиксированной формы и оформляется в произвольном виде. В приказе необходимо указать номер и дату, а также предусмотреть сроки замещения и уточнить дополнительные обязанности заменяющего сотрудника. Приказ должен быть подписан руководителем и работником.
Для подробной информации о документальном оформлении совмещения должностей в одной организации можно ознакомиться со статьей «Оформление совмещения должностей в одной организации».
Оформляем приказ о возложении обязанностей на время отпуска
Если отсутствует острая производственная необходимость, согласие на совмещение должностей является обязательным и может быть оформлено в соответствии с образцом согласия на совмещение должностей, который можно скачать в КонсультантПлюс. Если у вас еще нет доступа к этой правовой системе, пробный полный доступ можно получить бесплатно.
Затем оформляется приказ о замещении, который является внутрифирменным локальным актом. Не существует установленной законодательством специальной формы для такого приказа.
В тексте приказа необходимо предусмотреть следующие важные аспекты:
- Причину, вызвавшую необходимость замещения
- Данные сотрудников: временно отсутствующего и его замещающего
- Сроки, на которые часть обязанностей отсутствующего сотрудника возлагается на его коллегу
- Уточнение трудовых функций, которые подлежат исполнению
- Размер доплаты за исполнение обязанностей отсутствующего сотрудника
- Обязательные реквизиты приказа: номер, дата, подпись ответственного лица
- Подпись сотрудника, чьи трудовые функции обременяются дополнительными обязанностями
Для облегчения процесса оформления приказа о замещении можно воспользоваться готовым бланком, размещенным на нашем сайте, а также заполненным образцом.
Переходите по ссылке, кликнув на картинку ниже, и скачивайте документы:
Кто формирует приказ?
Приказ о замещении временно отсутствующего работника обычно пишется по инициативе кадрового отдела и оформляется либо в самом отделе, либо секретарем.
Руководители структурных подразделений
Руководители структурных подразделений компании (например, отдела продаж, производства, финансов) обычно занимаются созданием приказов, связанных с их подразделениями. Они имеют необходимые полномочия и знания в соответствующей области, чтобы составить приказ и принять все необходимые меры.
Юрисконсульты
В случае, когда требуется составить приказ, связанный с юридическими аспектами (например, изменение организационно-правовой формы компании, утверждение нового регламента), обычно приходится обращаться к юрисконсультам. Они имеют навыки и знания, необходимые для правильного оформления и формулирования приказов, а также для обеспечения их юридической обоснованности.
Секретари
Секретари обычно выполняют административные функции в организации и имеют доступ к документации и информации, необходимой для составления приказов. Они могут быть ответственными за подготовку приказов о персонале, изменении должностей и других административных распоряжений.
Кадровый отдел
Приказ о замещении временно отсутствующего работника обычно инициируется кадровым отделом компании. Кадровики имеют доступ к информации о кадровом составе и могут рассчитать необходимые действия для временной замены сотрудника. Они также могут проконсультировать другие структурные подразделения по составлению необходимых приказов.
Приказ о замещении временно отсутствующего работника
Предприятие «Название компании»
Приказ № [номер] от [дата]
Основание:
В соответствии с трудовым законодательством и положениями внутреннего трудового распорядка компании, требуется заместить временно отсутствующего работника.
Обоснование:
Работник [ФИО], занимающий должность [должность], будет находиться в отпуске в период с [дата начала] по [дата окончания]. Для обеспечения непрерывности работы его обязанности должны быть временно возложены на другого сотрудника.
Приказываю:
Возложить обязанности временно отсутствующего работника [ФИО] на сотрудника [ФИО], занимающего должность [должность], в период с [дата начала] по [дата окончания].
Условия замещения:
- Перечень обязанностей и условия замещения указаны в Приложении № 1 к настоящему приказу.
- Ответственным за выполнение данного приказа назначить [ФИО ответственного сотрудника], должность [должность ответственного сотрудника].
Приложение № 1
Перечень обязанностей и условий замещения временно отсутствующего работника [ФИО], должность [должность] в период с [дата начала] по [дата окончания]:
- Обязанность 1;
- Обязанность 2;
- Обязанность 3;
Замещающий работник [ФИО], должность [должность] обязан выполнить все возложенные на него обязанности в соответствии с установленными условиями.
Подписи:
| Исполнитель: | ____________________ |
| Генеральный директор: | ____________________ |
| Ответственный сотрудник: | ____________________ |
Кого можно назначить на замещение временно отсутствующего сотрудника?
Для того, чтобы запустить процесс по замещению временно отсутствующего сотрудника, необходимо сначала подобрать правильную кандидатуру на замену. Вот несколько возможных вариантов:
1. Сотрудник, работающий внутри компании
- Для замещения временно отсутствующего сотрудника можно выбрать человека, уже работающего внутри компании.
- Такой кандидат должен обладать достаточной квалификацией, уровнем образования и опытом для исполнения обязанностей отсутствующего сотрудника.
- Если выбран сотрудник из компании, необходимо получить его письменное согласие на совмещение должностей.
2. Новый специалист
- В некоторых ситуациях, для замещения длительно отсутствующего ценного сотрудника, может потребоваться принять на работу нового специалиста.
- С новым специалистом должен быть заключен отдельный срочный трудовой договор, указывающий на конкретный ограниченный период действия.
- После заключения договора, новый специалист готов приступить к исполнению обязанностей временно отсутствующего сотрудника.
Необходимо учитывать, что выбор кандидата и последующее назначение на замещение должны быть согласованы с руководством компании. После выбора кандидата следует издать приказ, который укажет на необходимость замещения и условия, на которых оно будет происходить.
После этого необходимо заключить дополнительное соглашение к трудовому договору с выбранным кандидатом или составить новый трудовой договор, и только после этого человек может начать выполнять свои новые функции.
Кто должен подписать приказ о замещении временно отсутствующего работника?
Оформление приказа
Данный приказ можно составить в свободной форме, так как унифицированный образец законодательно не установлен, за исключением государственных учреждений, где для всех распорядительных актов существуют свои стандарты. Однако некоторые руководители предприятий могут разработать собственный шаблон приказа. Если такой шаблон есть в компании, при составлении распоряжений необходимо ориентироваться на него.
Формат документа
Формат приказа может быть различным — его можно оформить в печатном виде или написать вручную. Для определения законного статуса документа это не имеет значения. Однако, если приказ составлен в электронной форме, его необходимо распечатать, чтобы директор и все заинтересованные работники могли подписаться под ним. Печать на документе обычно не обязательна, если только руководство не требует ее наличия.
Регистрация приказа
После подписания приказа, его рекомендуется зарегистрировать в специальном учетном документе — журнале, который чаще всего находится у секретаря или другого сотрудника, отвечающего за фиксацию распорядительных актов. В журнале достаточно указать название приказа, дату его составления и номер.
Хранение приказа
Изданный приказ должен быть сохранен определенный период времени, который определяется либо действующим законодательством, либо внутренними нормативными актами организации. По истечении срока хранения, приказ может быть передан в архив или утилизирован в соответствии с установленной процедурой.
Итог
Таким образом, приказ о возложении обязанностей должен быть четко обоснован и иметь законодательное или внутреннее подтверждение, в соответствии с которым принимается данное распоряжение. Это не только обеспечивает юридическую обоснованность приказа, но и позволяет работникам и другим заинтересованным лицам понять причину и суть такого распоряжения.