Оперативное совещание включает в себя важные события и принятые решения, которые зафиксированы в соответствующем документе. Протокол оперативного совещания является официальным и используется для хранения информации о проведенном мероприятии и контроля выполнения принятых решений.

место и дата, где будет происходить данное событие;
реестр участников;
план на сегодня;
главные темы, обсуждаемые в настоящее время;
Решения, которые были приняты;
Лица, которые несут ответственность за исполнение принятых решений.

Секретарь мероприятия несет ответственность за заполнение протоколов рабочих совещаний, которые могут быть использованы в качестве доказательства при разрешении конфликтов или передаче информации заинтересованным сторонам.

Какая роль у протокола совещаний

Доклад при руководителе играет значимую функцию в организации и записи хода совещания.

Закрепление данных. Бумага выступает в качестве подтверждения проведения совещания и включает информацию, которая может оказаться полезной в долгосрочной перспективе.
Инструкция для участников. Этот документ включает краткий обзор основных тем для обсуждения и принятых мероприятий.
Отчетность. Протокол собрания руководителей является документом, предназначенным для передачи информации руководству и другим заинтересованным сторонам. Наполненный данными, он отражает процесс принятия решений и последующий результат собрания.
Мониторинг выполнения задач. В протоколе совещания по вопросам содержится реестр задач, которые были поручены на совещании, и отметки о их исполнении. Это способствует контролю над прогрессом и отслеживанию выполнения поставленных задач.
Распространение образцов протокола совещаний среди участников события и других заинтересованных сторон является эффективным средством коммуникации. Данный документ выполняет важную роль в информировании о принятых решениях и обязательствах, обеспечивая эффективный обмен информацией.

В организации и управлении совещаниями протокол выполняет значимые функции, осуществляя документирование и обеспечивая коммуникацию между участниками, а также контролируя ход выполнения поставленных задач.

Стандартная форма документа для проведения совещаний

Пример традиционного образца протоколирования собрания при наличии руководителя для рассмотрения разнообразных вопросов представляет собой стандартный документ с универсальной структурой, содержащий следующую информацию.

Совещание: уникальный протокол с указанием номера документа. Точная дата и время проведения совещания.
Местоположение, где происходит данное событие.
Перечень присутствующих индивидуумов, с указанием их занимаемых постов и приписанных подразделений.
В повестке мероприятия указаны темы, которые будут обсуждаться.
По каждому рассматриваемому вопросу были приняты меры и осуществлены конкретные решения.
За исполнение каждого пункта решения несут ответственность соответствующие лица.
Соблюдение установленных сроков выполнения заданий.
Замечания, идеи и отзывы участников происшествия.
Подписи участников важного события и дата, когда они подписали протокол.

Состав и содержание протокольной формы могут варьироваться в зависимости от специфики организации и ее внутренних предписаний.

Как правильно составить протокол совещаний и не допустить ошибок

Создание протокола совещания является существенным средством регистрации итогов рабочих и оперативных действий. Написание данного документа требует определенной квалификации и тщательности. В представленной статье приводятся рекомендации, которые помогут вам грамотно составить протокол.

Подготовка к совещанию. Перед тем как начать совещание, убедитесь, что у вас есть все необходимые предметы — ручка, блокнот или компьютер. Также имейте в виду, что протокол должен быть нейтральным и объективным, поэтому избегайте использования выражений или комментариев, которые могут изменять информацию.
Как протокол начать? Необходимо указать дату, время и место проведения совещания, а также назвать тему и цель данного мероприятия.
Список присутствующих на совещании необходимо составить, учитывая ФИО и должность каждого участника. В случае, если кто-то присоединился к совещанию после его начала, необходимо указать время и причину его присутствия.
Запись на совещании. Разделите все темы, которые были рассмотрены на собрании. Представьте каждую тему отдельно и кратко опишите ее контент.
Разберем результаты обсуждения, где были освещены основные моменты и приняты решения на собрании. Зафиксируем, кто высказал свое мнение по каждому вопросу и какое решение было принято.
Необходимо указать конкретные шаги, которые должны быть предприняты после проведения совещания. Определите ответственных лиц, которые будут осуществлять эти действия, и укажите сроки их выполнения.
Завершая оформление протокола совещания, рекомендуется включить краткое резюме основных достижений и выводов, отражающих дух и суть проведенного события. Важно также указать дату следующего запланированного мероприятия, если данная информация имеется.

Пример протокола совещания

Тема: Организация рекламной стратегии

Владимир Петрович – руководитель маркетингового отдела
Петрович Петр Петров – эксперт в сфере коммерции
Анна Алексеевна Сидорова – основной специалист по проектированию
Ольга Владимировна Козлова – специалист по финансовому учету

Разговор о концепции рекламной кампании для инновационного изделия.
Разработка плана расходов и оценка доступных ресурсов для осуществления маркетинговой акции.
Составление стратегии действий.

Идея Иванова Ивана Ивановича заключается в применении социальных платформ и влиятельных блогеров в качестве инструментов для продвижения товара.
Принятo решение выдeлить 100 000 рублей для провeдения рекламной кампании.
Иванов Иван Иванович составит план действий, который будет представлен не позднее 14 мая 2025 года.

До 14 мая 2025 года, Иванову Ивану Ивановичу поручено разработать стратегию маркетинговой кампании.
Кампания, запланированная на 24 мая 2025 года, требует от Петрова Петра Петровича подготовки соответствующих материалов.
До 13 мая 2025 года Сидорова Анна Алексеевна имеет задачу разработать оригинальную концепцию дизайна продукта.
Ольга Владимировна Козлова отвечает за осуществление расчетов и надзор за финансовым планированием кампании.

В ходе встречи были рассмотрены и утверждены решения, касающиеся маркетинговой стратегии нового продукта. План действий будет составлен и предоставлен в установленные сроки.

Протокол совещания: как его правильно составлять

Совещания между сторонами — это довольно распространенная практика во многих компаниях. Они служат эффективным средством для зафиксирования и контроля достигнутых договоренностей, целей, задач, сроков и других важных моментов. Однако есть разница между внутренними совещаниями внутри компании, где они используются для назначения задач и контроля исполнения сотрудниками, и совещаниями, подписываемыми между организациями. Артем Володяев, директор Департамента претензионно-исковой работы в компании «ОТЭКО», рассказал о юридических рисках, связанных с подготовкой подобных документов.

Составление и подписание протоколов совещаний иногда может сопровождаться юридическими рисками, на которые обычно мало кто обращает внимание. Хотя стремление детально зафиксировать все обсуждения и достигнутые соглашения может показаться положительным, в случае возникновения спора между сторонами это может иметь негативные последствия.

Каковы наиболее часто встречающиеся юридические последствия, связанные с подписанием протоколов совещаний?

В первую очередь, протокол совещания можно рассматривать как соглашение между сторонами, которое определяет, изменяет или прекращает их гражданские права и обязанности.

Еще одним аспектом является то, что записи совещания могут быть использованы в качестве юридического доказательства для подтверждения фактов в суде и оказания влияния на исход дела.

Дополнительно, в некоторых ситуациях составленный до заключения договора протокол совещания может быть применен для разъяснения условий самого договора.

Сделка представляет собой протокол совещания.

При составлении и подписании протокола следует учитывать возможность толкования его как сделки, заключенной в письменной форме. Вероятность такого толкования возрастает, если гипотетическое соглашение охватывает основные условия договора, которые стороны могли обсуждать. Требования к договору и письменной форме сделки происходят из объединенного толкования пункта 1 статьи 431 и пункта 1 статьи 160 Гражданского кодекса. Важно помнить, что договор в письменной форме можно заключить путем составления одного документа, подписанного сторонами (пункт 2 статьи 434 Гражданского кодекса).

Если следовать букве закона, соглашение будет считаться действительным, если представители каждой стороны подписали протокол совещания. В таком документе можно указать, например, следующие условия:

подробные сведения о товаре и оговоренные сроки доставки (соглашение о поставке);
Определение работ, требующих выполнения, методы определения стоимости и сроки согласования (контракт подряда).
Описание услуги, предоставляемой по договору возмездного оказания услуг.

Если в одном протоколе совещания не предусмотрены все существенные условия, то он не может быть признан сделкой. Однако, если за месяц стороны подписали несколько протоколов совещаний, в каждом из которых содержатся все существенные условия, то с большой вероятностью эти соглашения будут рассматриваться как одна единая сделка.

Вопрос о том, является ли протокол совещания сделкой, на самом деле вызывает неоднозначность и различные точки зрения судов.

Использование протокола в качестве судебного доказательства

Детали, которые имеют важное значение для дела, подлежат включению в протокол совещания. Поэтому суды часто рассматривают протоколы совещания как письменные доказательства (согласно пункту 1 статьи 75 АПК).

В некоторых случаях судебные органы выносят решение о признании подписания протоколов совещания взаимоисключающими.

Дополнительные объемы работ подтверждаются согласованием сторон, что указано в следующих постановлениях: АС Уральского округа от 22 февраля 2018 года (дело № А50-16870/2016), АС Западно-Сибирского округа от 10 мая 2016 года (дело № А45-12564/2015), АС Уральского округа от 2 декабря 2015 года (дело № А76-25506/2013), АС Дальневосточного округа от 23 июня 2015 года (дело № А73-14622/2013), АС Восточно-Сибирского округа от 26 июня 2017 года (дело № А10-4323/2014), 8-го ААС от 18 мая 2011 года (дело № А81-2457/2009).
Временные рамки выполнения обязательств, прописанных в контракте (в решениях Арбитражного суда Уральского округа от 6 июля 2016 года по делу № А50-10829/2015 и от 1 июля 2016 года по делу № А60-42466/2015), подлежат продлению.

Советуем прочитать: Управлять подпиской Иви

Противоположное мнение высказывается о протоколе совещания.

Отсутствие подтверждения того факта, что заказчик поручил выполнение дополнительных работ, установлено в постановлениях АС Северо-Кавказского округа от 28 ноября 2016 года по делу № А32-29659/2014, АС Московского округа от 14 августа 2013 года по делу № А40-24805/2012 и 8-го ААС от 28 августа 2015 года по делу № А70-768/2015.
Количество выполняемых работ по соглашению остается неизменным в соответствии с определением, принятым 8-м Арбитражным апелляционным судом 25 февраля 2016 года в деле № А70-7507/2015.
Согласно решениям Арбитражного суда Московского округа от 4 июля 2017 года (дело № А41-67464/2016) и от 19 декабря 2014 года (дело № А40-54701/2014) и решению девятого Арбитражного апелляционного суда от 5 августа 2015 года (дело № А40-16482/2015), нет пролонгации сроков исполнения обязательств по данному договору.

В других юридических решениях суды утверждали, что протоколы совещаний содержали сведения,

сообщение о выявленных недостатках в проектной документации (решение Арбитражного суда Северо-Кавказского округа по делу № А53-19153/2021);
В постановлении Арбитражного суда Северо-Кавказского округа от 21 июня 2017 года по делу № А20-1599/2016 было указано о том, что при неадекватном предоставлении заказчиком необходимых сведений для выполнения услуг возникают определенные проблемы.
Проектная документация, предоставленная заказчиком (постановление 8-го ААС от 7 ноября 2017 года по делу № А75-4495/2017), обнаруживает некоторые недочеты.
Постановление Арбитражного суда Московского округа от 25 мая 2017 года, касающееся дела № А40-144318/2016, и постановление от 20 января 2016 года, относящееся к делу № А40-9912/2015, подтверждают выполнение фактического объема работ.
Решение АС Московского округа от 7 февраля 2018 года по делу № А40-8280/2017 относительно отсутствия готовности строительных площадок к установке оборудования.
Административная Суд Московского округа принял решение 25 июля 2016 года в деле № А40-75419/2015 о нарушении сроков передачи строительной площадки.
Из-за наличия материалов, принадлежащих другой компании, работы на стройплощадке не могут быть выполнены (решение Арбитражного суда Московского округа от 14 апреля 2017 года по делу № А40-47277/2016).
В постановлении от 10 ноября 2014 года, вынесенном Арбитражным судом Уральского округа по делу № А60-45784/2013, была подтверждена задолженность.
В отношении передачи исполнительных документов было вынесено постановление Арбитражного суда Северо-Западного округа от 29 января 2018 года в деле № А56-15742/2015.

Указанные обстоятельства могут оказаться решающими при рассмотрении дел в суде, особенно в случаях, связанных с взысканием неустойки с подрядчика. При наличии взаимной вины в просрочке (согласно статье 404 ГК) размер ответственности может быть снижен, а в некоторых случаях подрядчик может быть полностью освобожден от ответственности (согласно статье 405 ГК).

На этапе преддоговорных переговоров был составлен протокол совещания.

В ходе переговоров перед заключением договора применяются протоколы совещаний, которые также служат для фиксации предварительных соглашений сторон. Если данные протоколы по существу соответствуют определению «предварительный договор», то они могут возникнуть и установить определенные права и обязанности для сторон.

В соответствии с пунктом 2 статьи 421 Гражданского кодекса предприниматели могут заключать договоры о взаимном сотрудничестве (памятка о намерениях, протокол о взаимопонимании, план действий и другие аналогичные документы). Документом о намерениях является соглашение, в котором стороны фиксируют свое намерение сотрудничать в определенной сфере или заключить определенный договор в определенный срок. Не имеет значения, каким образом стороны называют данное соглашение — это может быть «протокол встречи», главное, чтобы в нем были зафиксированы основные условия будущей сделки, которые являются важными для сторон.

Документ, подтверждающий согласие сторон на сделку, может служить доказательством их обсуждения. В случае разногласий при исполнении договора суд может прибегнуть к этому документу, чтобы определить истинную волю сторон. Такое соглашение может быть составлено в любой форме и обычно содержит информацию о планируемой сделке и необходимых действиях для ее осуществления. Исходя из вышесказанного, можно сделать вывод, что протокол совещания может выполнять функцию соглашения о намерениях.

Совет для практического применения

Для эффективного контроля рисков на встречах следует избегать таких формулировок в протоколах, которые накладывают на участников обязательства, не предусмотренные договором. Особенно это касается описания видов услуг, дополнительных работ и сроков их выполнения, которые отличаются от сроков, указанных в договоре. В случае необходимости регулирования вопроса о дополнительных обязательствах в протоколе совещания можно указать на намерения сторон или оговоренные способы устранения неясностей, например, отсылкой к необходимости заключения дополнительного соглашения по конкретным вопросам в будущем.

Право.ru

Протокол совещания

Протокол собрания представляет собой запись всех происшедших событий на рабочем собрании коллектива предприятия. Хотя он не является обязательным документом, в некоторых ситуациях его создание становится действительно необходимым.

Образец и пустой лист бумаги
Электронная перегляд в мережі
Получите бесплатный доступ к скачиванию
Безопасно

Роль протокола

В организациях, вне зависимости от их статуса, направления деятельности и масштаба, проводятся совещания с определенной периодичностью. Они служат для решения актуальных проблем, принятия своевременных мер по урегулированию сложных вопросов, определения стратегии развития компании и других задач.

Однако не все собрания регистрируются протоколом, и это не нарушение закона. В общем, компания имеет право определить, какие именно собрания должны быть протоколированы, а какие могут проводиться без данного документа.

Главная функция протокола состоит в том, чтобы учётно фиксировать все задачи, вопросы, мнения, высказанные во время совещания и, что наиболее значимо, согласованные коллегиально принятые решения.

Чем более грунтово и исчерпывающе будет вестишься документ, тем более совершенно.

В большинстве случаев требуется составление протокола на собраниях, которые имеют непосредственное влияние на будущее организации. Также стоит записывать встречи, в которых принимают участие представители других компаний и сотрудники государственных учреждений.

Порядок проведения совещания

Собрание — это не та активность, которая организуется наспех. Оно требует тщательной предварительной подготовки, за которую обычно отвечает определенный сотрудник, назначенный по поручению директора. Он готовит необходимые документы, составляет список актуальных вопросов и проблем, которые требуется решить, информирует всех потенциальных участников о предстоящем собрании и проводит другие необходимые мероприятия.

Необходимо отметить, что трудовой коллектив организации, получившей уведомление о планирующемся собрании и приглашение принять в нем участие, может отказаться от этой возможности, однако только при наличии серьезных и убедительных причин, так как участие в собрании является неотъемлемой частью их профессиональных обязанностей.

В ходе собрания обычно присутствует председатель, ответственный за управление процессом, анонсирование повестки дня и проведение голосования. Обычно это глава организации, однако назначение председателя может быть иным. Важно отметить, что информация о председателе должна быть обязательно зафиксирована в протоколе.

На самом первом этапе заседания каждое событие, которое происходит на нем, детально регистрируется. При этом применяются различные методы: составление протокола не исключает возможности использования фото и видеофиксации.

Секретарь и председатель собрания обязательно ставят свои подписи в конце протокола после окончания совещания. При необходимости, участники также могут подписать протокол для подтверждения достоверности всех внесенных в него данных.

Кто должен оформлять протокол

Обычно на предприятии или на совещании, для оформления протокола, отвечает секретарь или другой сотрудник, назначенный на эту задачу. Человек, выбранный для написания протокола, должен хорошо понимать, как и зачем это делается, и иметь некоторые навыки в написании документов.

Составление протокола

В настоящее время нет строго установленной формы протокола совещания в законодательстве, поэтому организации могут составлять его по своему усмотрению или использовать образец, утвержденный в учетной политике компании. Каждая организация должна указывать определенную информацию в протоколе, без исключений.

идентификатор бумаги;
знакомьтесь с датой основания;
название компании;
город, где зарегистрировано предприятие
Список присутствующих на встрече с указанием их должностей и полными именами.
Информация о главе собрания и ассистенте;
список задач, которые требуется решить;
В случае проведения голосования и получения его результатов;
Результатом проведенной встречи стало совещание.

Время начала и окончания совещания, указываемое в протоколе с точностью до минуты, иногда используется для создания дисциплинированной атмосферы среди сотрудников и оптимизации расходов времени на будущие собрания подобного рода.

При возникновении нужды к протоколу собрания могут быть приложены дополнительные материалы, включая фотографии и видеозаписи свидетельств. В случае их наличия, необходимо указать их присутствие в протоколе собрания отдельным пунктом.

Необходимо отметить, что следует соблюдать особую осторожность при ведении протокола, избегая возможных ошибок и исправлений, а также полностью исключая включение в него непроверенных или явно ложных данных. В случае обнаружения таких ситуаций при проверке внутренних документов компании контролирующими органами, организация может быть подвергнута серьезным санкциям.

Основные правила оформления протокола

Обычно протокол составляется в одном экземпляре, однако, если требуется, то возможно создание неограниченного числа его копий.

Обязательно подписать документ следует лично составившему его лицу, секретарю, а также всем присутствующим на собрании участникам.

Протокол можно составить на обычном листе бумаги формата А4 или на специальном бланке организации. Способ его заполнения — вручную или с использованием компьютера — не имеет значения. Оттиск печати предприятия не требуется для подтверждения документа, так как с 2016 года юридические лица имеют право не использовать печати и штампы для оформления своих документов в соответствии с законодательством.

Советуем прочитать: Обучение граждан в рамках федерального проекта «Содействие занятости» национального проекта «Демография»

После того, как протокол будет оформлен и правильно подписан, его необходимо хранить вместе с остальными документами компании, которые фиксируют внутренние совещания, переговоры и заседания. Когда протокол утратит свою актуальность, его следует переместить в архив предприятия, где он должен храниться в соответствии с установленным законом или внутренними правилами компании в течение не менее 3 лет. После этого протокол может быть утилизирован, однако данная процедура также должна проводиться в строгом соответствии с законом.

Составляем протокол совещания

Статья, опубликованная в июльском номере журнала «Секретарь-референт» (2019), является интеллектуальной собственностью автора. Любое копирование, распространение, передача по радио или телевизионному кабелю или публикация статей с веб-сайта разрешается только с согласия правообладателя, при условии обязательной ссылки на оригинальное издание, указания названия, номера и года публикации.

Прошу зарегистрировать акт передачи Родины в протоколе.

В данной статье вы найдете полезную информацию о значении протоколов, их разновидностях и правильном их создании. Мои советы по овладению процессом составления протоколов будут полезны начинающим сотрудникам в сфере делопроизводства. Я расскажу о своем опыте ведения, согласования и оформления протокола оперативного производственного совещания в производственно-коммерческой фирме. Я не претендую на истину в последней инстанции, так как в каждой крупной организации протоколы совещаний часто ведутся в соответствии с индивидуальными строгими правилами.

ЗАЧЕМ НУЖНЫ ПРОТОКОЛЫ

Протоколы имеют огромное значение для организации документооборота в любой компании. В этих документах фиксируются выступления и принятые решения участников различных деловых мероприятий. Раньше нельзя было представить съезд, конференцию, совещание или другие рабочие собрания без оформленного протокола. В устоявшихся организациях сохраняется традиция аккуратного ведения протоколов. Однако в новых компаниях ситуация может быть иная. Молодые сотрудники не знают о том, что в прошлом все высказывания, возражения и принятые решения фиксировались в протоколе на совещаниях и собраниях. Для многих составление протокола – совершенно новая практика.

В некоторых новых организациях стало проблемой то, что их руководители не придают значения ведению документооборота, считая его ненужной «бюрократией». В результате этого страдает общее дело: задачи не фиксируются, поручения не выполняются, многие важные решения пропускаются, забываются или игнорируются.

ВИДЫ ПРОТОКОЛОВ

В системе ведения дел организации можно обнаружить несколько разновидностей документов, в названии которых содержится слово «протокол».

зафиксировывают результаты обсуждения, принятые решения, приведенные аргументы и выводы; оформляются протоколы в письменной форме с указанием даты, времени и места проведения заседания, а также всех присутствующих и их должностей; протоколы подписываются председателем и секретарем органа и хранятся в архиве для дальнейшего использования и контроля.
При проведении переговоров стороны составляют документ, который называется протокол о намерениях. В этом документе они описывают достигнутые соглашения и записывают их.
В процессе заключения договоров составляется документ, который называется протоколом разногласий. В этот протокол включаются все пункты, по которым стороны, заключающие договор, не смогли достичь взаимопонимания.
В ходе урегулирования спорных вопросов, описанных в протоколе разногласий, составляется протокол согласования разногласий, который включает в себя заключения, достигнутые по указанным вопросам.

ПРОТОКОЛ СОВЕЩАНИЯ

Совещание является важным событием, на котором обсуждаются различные вопросы и принимаются решения. Для фиксации хода обсуждения и принятых решений на таких мероприятиях существует протокол. Протокол является документом, который записывает все суть и основные моменты обсуждения на совещании, собрании, заседании или конференции. Важно отметить, что такие мероприятия могут проводиться как постоянно действующими коллегиальными органами с определенной периодичностью и частотой, так и в случаях, когда возникает необходимость проведения неожиданных совещаний с различным составом участников.

Документ, который называется протоколом совещания, отличается от информационно-справочного документа и распорядительного документа. Он фиксирует процесс принятия решений и содержит решения, которые должны быть обязательно выполнены.

документов и структура предоставления информации на совещаниях играют важную роль в эффективной коммуникации и обеспечении успешного продвижения проектов. Корректное указание реквизитов протокола совещания, оформление документов в соответствии с требованиями и четкая структура представления информации на совещаниях являются неотъемлемыми компонентами работы, которые способствуют качественному обмену идей, принятию важных решений и установлению эффективного взаимодействия среди участников совещания. От этого зависит успешное достижение поставленных целей и выполнение задач, определенных на совещании.

При составлении любого документа рекомендуется придерживаться стандартов, установленных ГОСТом Р 7.0.97-2016 «Система стандартов в информационной, библиотечной и издательской сферах. Документация организационно-распорядительная. Требования к оформлению документов», а также руководствоваться Примерной инструкцией по делопроизводству в государственных учреждениях. Важно отметить, что этот документ может использоваться также коммерческими организациями, несмотря на его название.

Обычно в составе протокола совещания применяются следующие элементы оформления:

«Знак организации» (элемент 02). Верхняя часть документа предназначена для размещения знака организации, будь то эмблема, логотип или товарный знак.
В реквизите 05 указывается название организации, которая является автором документа. Если у организации есть сокращенное наименование, то оно также указывается в скобках.
Реквизит 06, который называется «Наименование структурного подразделения — автора документа», применяется в протоколах структурных подразделений и располагается под названием организации. В основном в этом реквизите указывается название подразделения, такое как «Отдел главного технолога» или «Отдел информационных технологий». В случае составления протоколов совещаний руководителей или специалистов из разных подразделений, этот реквизит не используется. Однако, при оформлении протокола совещания постоянно действующего коллегиального органа, который утвержден приказом организации, вместо наименования структурного подразделения иногда указывается название соответствующего коллегиального органа, например «Ассортиментный комитет» или «Комитет по новой технике».
В реквизите 09 указывается «Название типа документа». Обычно слово «Протокол» начинается с заглавной буквы и центрируется на странице. В различных организациях существуют свои правила оформления названия типа документа: кто-то использует заглавные буквы или прописные, а кто-то выделяет его полужирным шрифтом.
Информация о дате документа (реквизит 10). Дата протокола – это календарная дата проведения фиксируемого мероприятия. В случае, если совещание продолжается несколько дней, необходимо указать две даты, разделяя их тире.
Каждый документ, включая «Регистрационный номер», снабжается уникальным идентификатором (реквизит 11). Для того чтобы облегчить организацию и классификацию, протоколы заседаний коллегиальных органов или других периодических совещаний с постоянным составом участников пронумерованы в пределах текущего календарного года. Даже если все совещания протоколирует один и тот же секретарь, каждый протокол имеет собственную нумерацию.
Реквизит 13 отражает информацию о месте составления (издания) документа. Этот реквизит позволяет определить населенный пункт, где состоялось совещание.
«Анализ финансовой деятельности компании за первый квартал текущего года» (ID 17). Тематика совещания или название совещания должны быть связаны с оценкой результатов финансовых операций компании за первые три месяца 2019 года.
После реквизита «Место создания (издания) документа» начинается текст протокола, выровненный по левому краю. Начало текста документа осуществляется со слова «Председатель», против которого указывается фамилия и инициалы председателя. На следующей строке записывается слово «Секретарь», против которого указывается фамилия и инициалы секретаря. Следующая строка начинается с слова «Присутствовали», после которого ставится двоеточие, а затем перечисляются присутствующие на собрании, указывая их фамилии и инициалы в алфавитном порядке. Иногда в скобках указываются их должности.

На встрече могут присутствовать сотрудники от иных компаний или сотрудники вашей собственной организации, не входящие в состав коллегиального органа. Список гостей составляется таким же образом, как и список присутствующих, за исключением того, что вместо слова «Присутствовали» пишут «Приглашенные». В дополнение к их фамилиям, инициалам и должностям указывается название организации, которую они представляют.

На следующей странице протокола необходимо записать «Повестка дня» и поставить двоеточие, затем составить список вопросов, которые требовалось обсудить на собрании. Вопросы нумеруются арабскими цифрами и располагаются в порядке их обсуждения. Каждому вопросу повестки следует указать докладчика.

Как составить протокол совещаний по ГОСТу

Во время проведения педсоветов и оперативных совещаний во втором семестре учебного года, внесите результаты в протоколы в соответствии с новым ГОСТом. В данной статье представлены примеры протоколов с рекомендациями по оформлению.

Протокол имеет юридическую значимость для принятых решений на педсовете или совещании. Поэтому важно правильно оформить данный документ. В данной статье будет рассмотрено, какую форму протокола следует использовать на различных собраниях, как заполнять реквизиты документа, как провести его регистрацию, а также будут представлены образцы протоколов и журнала регистрации.

Какой протокол выбрать

У нас имеются два типа протоколов: сжатые и подробные. В сжатом протоколе необходимо перечислить участников и принятые решения по каждому вопросу. В подробном протоколе требуется документировать всю дискуссию. Решение о том, какой протокол составить, принимает лицо, которое руководит советом или совещанием.

В случае оперативного характера заседания рекомендуется поручить секретарю составить краткий протокол. Однако, если обсуждение включает конфликтную ситуацию или требует подробной документации, рекомендуется использовать полный протокол.

Какой структуры придерживаться

Данный протокол состоит из двух разделов – вступительной и основной.

Советуем прочитать: КАС РФ Статья 152. Отложение судебного разбирательства административного дела

Вступительная часть текста

Во вступительной части следует оговорить председателя и секретаря. Также необходимо перечислить присутствующих сотрудников, приглашенных гостей и назвать повестку дня. Для указания председателя, укажите фамилию и инициалы сотрудника, который будет председательствовать на заседании. Секретарь – это сотрудник, который составит протокол. Укажите его фамилию и инициалы.

Для регистрации присутствующих на заседании необходимо указать фамилии и инициалы работников, принимающих участие. В случае, если их число превышает 15 человек, укажите общее количество участников и составьте отдельный список, который следует приложить к протоколу. Например, можно сформулировать следующим образом: «Всего присутствовало 42 человека (подробный список прилагается)».

Если в обсуждении повестки дня принимают участие приглашенные лица, просьба указать должности, фамилии и инициалы тех, кто не является сотрудником образовательной организации. Кроме того, в качестве гостей могут быть приглашены работники, не входящие в состав органа, проводящего заседание, например, коллегиального органа.

Порядок дела – это список вопросов, которые требуется обсудить, указание на должность, фамилию и инициалы лица, выступающего с докладом по каждому из вопросов, а также, при необходимости, определение времени, выделенного на обсуждение данного вопроса.

Новый секретарь школы настаивает, что не обязательно указывать повестку дня в протоколе. Директор сомневается. Секретарь прав? Узнать ответ >>Да, иногда это не нужно делать. Если тема совещания ясна или вы проводите оперативное совещание, то не обязательно указывать повестку дня. Однако, в остальных случаях, включайте ее в протоколы совещания.

текста будет перефразирована, чтобы придать ей уникальность, не обращаясь к себе или к сервису Promt. Весьма значительная часть содержания будет изменена, чтобы обеспечить создание уникального текста.

Если какой-либо из участников не согласен с принятым решением, пожалуйста, добавьте раздел «Особое мнение» под разделом «Решили».

Разделы протокола должны быть структурированы в соответствии с вопросами, указанными в повестке дня. Каждый раздел должен быть обозначен номером, соответствующим номеру вопроса. При оформлении раздела следует придерживаться следующей схемы: «Слушали» — описание того, что было сказано или представлено по данному вопросу; «Выступили» — указание на лиц, принявших участие в обсуждении данного вопроса; «Постановили» (или «Решили») — изложение принятого решения или постановления по данному вопросу.

«Прослушали». Укажите фамилию и инициалы оратора. Предоставьте краткое изложение речи. Рекомендуется присоединить презентацию или текст выступления к протоколу. В этом случае после краткого изложения речи отметьте: «Презентация прилагается» или «Текст выступления прилагается».

После окончания доклада были представлены следующие выступления:1. Иванов И.И.: Иванов выразил свою точку зрения на основные аргументы, представленные в докладе. Он подчеркнул необходимость углубленного исследования вопроса и привел ряд дополнительных фактов, подтверждающих свою позицию.2. Петров П.П.: Петров высказался в поддержку автора доклада, подчеркнув важность рассмотренных тем и их релевантность для современного общества. Он отметил убедительность аргументации и считает, что результаты исследования могут быть полезны для принятия соответствующих решений.3. Сидоров С.С.: Сидоров выразил некоторое недовольство представленным докладом, считая, что некоторые аспекты были недостаточно разработаны. Он предложил альтернативные подходы и аргументы, которые, по его мнению, могут привести к более полному пониманию темы.4. Козлова Е.А.: Козлова выразила свою признательность автору доклада за его работу, отметив актуальность исследуемой проблемы. Она подчеркнула необходимость дальнейшего изучения данного вопроса и предложила свою помощь в дальнейших исследованиях.5. Николаев Н.Н.: Николаев подчеркнул важность доклада и его значимость для настоящего и будущего. Он выразил свою полную поддержку и считает, что представленные идеи могут стать основой для дальнейшего развития и принятия решений на соответствующем уровне.Все выступающие проявили интерес к теме исследования, а также выразили свою готовность внести вклад в продолжение работы и дальнейшее развитие обсуждаемой проблематики.

1. Решено провести встречу сотрудников на тему повышения производительности труда. Организовать встречу в конференц-зале компании. Ответственный — руководитель отдела персонала. Срок выполнения — через 2 недели. Содержание — обсудить сотрудниками проблемы, выявленные при анализе производительности, предложить решения и разработать план действий.2. Постановлено организовать тренинг по коммуникационным навыкам для всех руководителей компании. Предоставить информацию о тренинге и обязательное участие для всех руководителей. Ответственный — отдел развития персонала. Срок выполнения — через 1 месяц. Содержание — обучение основам эффективного общения, умению слушать и выражать свои мысли и идеи.3. Решено представить новую стратегию развития компании на собрании акционеров. Провести анализ рынка и конкурентов, разработать презентацию и доклад. Ответственный — директор по стратегическому планированию. Срок выполнения — через 2 месяца. Содержание — представить акционерам цели и задачи компании, стратегические направления развития, планы на будущее.4. Решено провести проверку системы безопасности на предприятии. Назначить ответственного за организацию проверки и анализ предоставленных данных. Срок выполнения — через 1 неделю. Содержание — оценить эффективность системы, выявить возможные уязвимые места и предложить меры для их устранения.5. Постановлено организовать рекламную кампанию для продвижения нового продукта на рынке. Разработать медиа-план, выбрать рекламные каналы и создать рекламные материалы. Ответственный — отдел маркетинга. Срок выполнения — через 1 месяц. Содержание — привлечение внимания потенциальных клиентов, информирование о преимуществах продукта, увеличение его продаж.6. Решили организовать корпоративное мероприятие для сотрудников. Назначить комитет по организации мероприятия и определить бюджет. Срок выполнения — через 3 месяца. Содержание — выбрать место проведения, разработать программу мероприятия, заботиться о развлечениях и угощениях для участников.7. Постановлено представить ежеквартальный отчет о финансовых результатах компании. Ответственный — финансовый директор. Срок выполнения — через 2 недели. Содержание — подготовить отчет о прибыли и убытках, оценить финансовое состояние компании, предоставить рекомендации по оптимизации расходов и увеличению доходов.

В школе не было возможности собрать кворум педсовета . Решение приняли заочным голосованием. Нужен ли протокол? Узнать ответ >>Такую ситуацию следует оформить протоколом. На протяжении стандартной информации, необходимо добавить следующее: — количество участников педсовета, которым были отправлены вопросы повестки дня; — количество участников педсовета, которые приняли участие в голосовании по согласию; — информацию о достижении кворума; — количество голосов «за», «против» и «воздержался» по каждому вопросу; — решение педсовета по каждому вопросу, вынесенному на голосование; — информацию о лицах, которые провели подсчет голосов; — информацию о лицах, которые подписали протокол.

Как вести и регистрировать протоколы

Возложите на секретаря руководящего органа или любого из присутствующих на совещании, заседании или собрании лиц обязанность ведения протоколов. Поручите ему составлять эти протоколы, опираясь на записи стенограммы или аудиозаписи, собственные рукописные заметки, а также тексты докладов, выступлений, справок и проектов решений.

Председатель и секретарь осуществляют подписание протокола. Распространение копий протокола среди участников совещания возможно посредством электронной почты. Согласование протокола и ознакомление участников с ним путем подписи не требуется.

Заполняйте специальную бланк-форму для регистрации протоколов с указанием порядкового номера, даты проведения заседания, Ф. И. О. и должности председателя. В графе «Примечание» предоставьте дополнительную информацию. Инструкция по заполнению и образец журнала регистрации протоколов можно найти в конце данной статьи.

Присваивайте номер протоколу в соответствии с порядковым номером проведения заседания. Ограничивайте нумерацию учебным годом.

Датой протокола является дата проведения заседания. В случае, если в учебном учреждении не используется система электронного документооборота (СЭД), необходимо дополнить журнал регистрации полем «Выполнение поручений по протоколу». В каждом протоколе могут быть указаны несколько поручений. Следует учитывать следующее: первая цифра указывает номер вопроса в повестке дня, а вторая цифра, разделенная косой чертой, — номер задания по данному вопросу.

Рекомендуется учитывать протоколы, имеющие различные сроки хранения, путем заполнения отдельных регистрационных форм.